Dans cet article, nous allons vous expliquer par étape comment configurer un système d'inscription avec un quota limité, qui redirige automatiquement vos participants vers une file d'attente une fois la limite atteinte.
Ce dont vous avez besoin pour votre liste d'attente
Comment configurer les emails de confirmation ?
Comment construire le formulaire d'inscription (Quota) ?
Comment construire le formulaire sur liste d'attente ?
Comment construire l'email d'invitation ?
Comment préparer ce système d'inscription ?
Ce dont vous avez besoin pour créer votre liste d'attente
Pour mettre en place ce système d'inscription avec jauge et liste d'attente, vous avez besoin de créer :
- 2 Formulaires d'inscription
- 2 Emails de confirmations
- 1 Email d'invitation
Comment configurer les emails de confirmation ?
Email de confirmation d'inscription :
Vous devez créer un email de confirmation standard, dédié aux premiers participants qui auront eu une place.
Email de confirmation file d'attente :
Vous devez créer un second email de confirmation informant les participants (inscrits depuis le second formulaire) qu'ils sont en liste d'attente et que vous les tiendrez au courant si une place se libère.
[Comment créer un email sur Eventdrive]
Comment construire le formulaire d'inscription (Quota) ?
Votre premier formulaire permettra aux participants de s'inscrire directement à l'évènement, dans la limite des places disponibles.
Vous devez y ajouter les champs nécessaires à l'inscription.
[Comment créer un formulaire d'inscription ?]
Limiter l'accès (Quota)
Pour limiter le nombre d'inscription à votre évènement, rendez-vous dans les paramètres de votre formulaire puis modifiez l'option "Fermer automatiquement le formulaire d'inscription" en "Oui, lorsqu'un nombre spécifique de participants se sont inscrits via le formulaire d'inscription" puis notez votre limite (ex: 500) dans la zone de texte.
En changeant ce paramètre, le formulaire sera fermé une fois le cap d'inscrits passé, ce qui rendra impossible les nouvelles inscriptions via ce formulaire.
N'oubliez pas d'ajouter votre mail de confirmation d'inscription (le premier)
en bas de page dans les paramètres.Rediriger vers la liste d'attente
Un message personnalisable est affiché aux personnes souhaitant s'inscrire via un formulaire fermé. Ce message servira à rediriger vos participants vers le second formulaire qui sera utilisé comme file d'attente.
Toujours depuis les paramètres de votre formulaire, ajoutez le lien du second formulaire dans le champ de texte lié à l'option "Texte en cas de fermeture du formulaire".
[Comment paramétrer mon formulaire d'inscription ?]
[Comment envoyer un e-mail automatique de confirmation à mes participants ?]
Comment construire le formulaire sur liste d'attente ?
Ce second formulaire demandera exactement les mêmes informations que le premier, mais sera configuré différemment en arrière-plan.
Depuis les paramètres de ce formulaire, modifiez le "Statut d'inscription défini après avoir rempli ce formulaire" du statut "Confirmé" au statut "Pré-inscrit" pour vous permettre de différencier rapidement et facilement les participants en file d'attente des autres.
Ajoutez votre mail de confirmation file d'attente en bas de page dans l'onglet paramètres.
Comment construire mon email d'invitation ?
Créez votre mail d'invitation initial en y intégrant le lien renvoyant uniquement vers le premier formulaire (le formulaire de quota).
Attention : Le lien vers le second formulaire (la file d'attente)
ne doit jamais être communiqué dans l'invitation.
Il ne doit être accessible que depuis
le message de clôture du premier formulaire !