Avec Eventdrive, votre formulaire d'inscription peut être ouvert à tous, ou réservé aux personnes que vous avez invitées. Cet article vous explique la différence entre les deux, comment restreindre l'accès d'un formulaire ouvert, et ce qu'il en est pour votre site web et votre Live.
- Formulaire d'inscription public
- Formulaire d'inscription privé
- Restreindre l'accès d'un formulaire public
- Et pour le reste de votre évènement ?
Formulaire d'inscription public
Un formulaire public fonctionne comme l'adresse d'un magasin : vous la communiquez à qui vous voulez, et toute personne qui la possède peut entrer. Vous n'avez pas besoin de connaître vos participants à l'avance.
Le lien se communique par vos propres moyens (réseaux sociaux, site internet, mailing...) ou via une campagne Eventdrive. Une fois communiqué, la liste des inscrits se met à jour en temps réel dans INVITER > Participants.
Vous pouvez aussi importer une liste de participants en parallèle d'un formulaire public, si vous en connaissez déjà une partie :
- Les participants importés qui s'inscrivent voient leur statut passer de "En attente de réponse" à "Confirmé".
- Les participants non importés qui s'inscrivent directement via le lien sont ajoutés à la liste en "Confirmé".
Pour configurer votre formulaire, consultez l'article Comment créer un formulaire d'inscription ?
Formulaire d'inscription privé
Un formulaire privé fonctionne comme un carton d'invitation nominatif : chaque participant reçoit le sien, et il n'est valable que pour lui. Ce lien, appelé lien spécial, est envoyé par e-mail depuis Eventdrive, ce qui suppose d'avoir importé votre liste de participants au préalable.
Son avantage : les champs déjà renseignés dans votre fichier d'import (nom, prénom, e-mail, entreprise, fonction...) sont pré-remplis sur le formulaire de chaque participant, puisque le lien identifie automatiquement qui clique dessus.
L'envoi doit obligatoirement passer par l'outil Eventdrive, et non par votre propre boîte mail, pour que le lien spécial soit bien généré. Pour savoir quel lien envoyer et comment l'insérer dans votre e-mail, consultez l'article Comment envoyer le bon lien de votre formulaire d'inscription à vos participants ?
⚠️ Un lien spécial est propre à un seul participant.
S'il est transféré, son destinataire accède au
formulaire sous l'identité de la personne d'origine.
Un formulaire privé ne doit donc jamais être partagé
publiquement.
Restreindre l'accès d'un formulaire public
Votre formulaire n'est pas forcément tout public ou tout privé. Même sur un évènement ouvert à tous, vous pouvez réserver l'accès du formulaire aux personnes de votre liste de participants, ou à certains groupes seulement, depuis ses paramètres.
Ces deux réglages, et ce qui change une fois l'un d'eux activé, sont détaillés dans l'article Statut d'évènement : Ouvert, public.
Et pour le reste de votre évènement ?
Le même principe s'applique au reste de votre évènement :
- Site web : son accès dépend du statut de votre évènement (Ouvert public ou Ouvert privé). En privé, seul un lien spécial permet d'y accéder. Voir l'article Statut d'évènement : Ouvert, privé.
- Page personnalisée : vous pouvez réserver une page de votre site à certains groupes de participants, depuis ses paramètres. Là aussi, seuls les participants concernés y accèdent, et uniquement via un lien spécial. Voir l'article Comment créer une page personnalisée pour votre site web ?
- Live streaming : vous choisissez sa visibilité depuis LIVE STREAMING > Paramètres. En public, toute personne ayant le lien peut rejoindre le Live ; en privé, un code participant est en plus nécessaire. Voir les articles Live Streaming : comment ça marche ? et Comment communiquer les liens de votre Live Streaming privé et public ?
Si l'un de vos participants tombe sur une erreur 403 en ouvrant son lien, la marche à suivre est détaillée dans l'article Votre lien de formulaire d'inscription renvoie une erreur 403, que faire ?
Notre équipe support reste à votre disposition par email à support@eventdrive.com.