Vous avez créé vos e-mails et/ou SMS pour votre événement. Il est temps de programmer vos campagnes. Ces campagnes vous permettront d'automatiser tous vos envois d'e-mails et SMS. Vous pourrez ainsi les programmer à des horaires plus propices d'être ouverts par vos participants. Découvrez comment dans cet article.
Voici un courte vidéo d'explication :
Depuis l'outil d'administration, rendez-vous dans " INVITER " puis dans l'onglet " Campagnes ".
Si vous n'avez pas encore de Mail ou de SMS, merci de les créer avant de programmer une campagne. Plus d'informations dans ces articles : Comment créer un e-mail ? et Comment créer un SMS ?
Aussi, ajoutez, si l'étape n'est pas encore faite, les personnes à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail en cliquant sur le bouton " + Ajouter des participants " dans la partie " INVITER ", onglet " Participants " puis revenez sur les " Campagnes ".
Là, vous aurez 4 étapes à remplir pour programmer vos envois:
Étape 1
Vous pouvez choisir la communication dont vous souhaitez programmer l'envoi. Vous pourrez voir les e-mails de communication, les e-mails d'invitation et SMS que vous aurez déjà préparés.
Lorsque votre e-mail ou SMS est sélectionné, cliquez sur " Suivant ".
Étape 2
A l'aide du menu déroulant, sélectionnez les destinataires de votre campagne :
- " Tous " : l'ensemble des participants de votre événement.
- " Sélectionner des destinataires parmi la liste de participants " : ici sélectionnez à l'aide de la barre de recherche les participants de votre choix. Vous pouvez si besoin, modifier la sélection de participants en cliquant sur l'option en-dessous
Agenda :
- "Participants inscrits à des sessions spécifiques" : un pop-up s'ouvrira et vous permettra de choisir la session parmi les sessions de votre Agenda.
Statuts d'inscription :
- " Invitation non envoyée " : participants n'ayant jamais reçu de mail d'invitation.
- " En attente de réponse " : participants n'ayant pas répondu au mail d'invitation.
- " Confirmé " : participants ayant répondu présent à l'événement.
- " Décliné " : participants ayant répondu négativement à un e-mail d'invitation.
Statuts d'émargement :
- " Émargé " : participants étant venu à l'événement et ayant été émargé sur place.
- " Non-émargé " : participant n'ayant pas été émargé à l'événement.
Options :
- " Qui n'ont pas reçu d'e-mail " : participants n'ayant pas reçu le mail sélectionné.
- " Ceux qui ne se sont jamais connectés à l'app " : participants ne s'étant jamais connectés à l'application (web ou native).
- " Participants n'ayant choisi de mot de passe " : participants qui ne disposent pas de mot de passe créé.
Groupes :
- Groupes : envoyer la campagne à ce groupe de participants.
Vous avez également la possibilité d'ajouter des conditions afin de cibler au mieux et selon vos besoins les destinataires de votre campagne.
Pour ce faire, cliquez sur " + Ajouter ". Sélectionnez le menu déroulant de gauche et choisissez :
- " Et ": pour ajouter des destinataires répondant à une autre option
- " Sans " : pour conditionner les destinataires choisis via la première option à uniquement ceux ne faisant pas partie de la seconde option.
Notez que vous pouvez ajouter plusieurs conditions en cliquant à nouveau sur " + Ajouter ".
Plus d'information sur les opérateur ET et SANS ici : Comment utiliser des opérateurs filtrant ma liste de participants ?
Une fois les destinataires sélectionnés, cliquez sur le bouton " Suivant ".
Étape 3
Dans cette étape, vous pourrez déterminer si vous souhaitez faire partir vos invitations immédiatement ou bien, les planifier pour plus tard.
Si vous souhaitez programmer un envoi d'e-mail ou sms, une fenêtre apparaît. Là, vous aurez la possibilité de choisir la date et l'heure à laquelle vous souhaitez planifier votre envoi.
Puis cliquez sur " Suivant "
Étape 4
Dernière étape où vous pourrez valider et confirmer ainsi votre envoi.
Vous retrouverez un résumé de votre campagne, incluant :
- Le nombre de participants ciblés par votre campagne sur l'ensemble de vos participants de votre événement.
- Le nombre de destinataires ayant déjà reçu ce message.
- Dans le cas de campagne SMS, les destinataires qui ne disposent pas de numéro de téléphone et donc qui ne recevront pas votre SMS.
Cliquez sur " Envoyer "
Vous verrez ainsi sur le tableau récapitulatif avec toutes les campagnes envoyées et programmées. Vous verrez aussi à qui elles s'adressent, à quelle date et à quelle heure elles ont été/seront envoyées.
Remarques :
- Dès l'envoi d'une campagne, recevez automatiquement d'Eventdrive un mail vous invitant à accéder au reporting de votre campagne.
- Quand vous planifiez une campagne dans le temps, l'heure d'envoi est basé sur le fuseau horaire de votre événement
- Vous avez la possibilité d'éditer vos campagnes programmées jusqu'à la date prévue d'envoi si vous souhaitez.
- Vous pourrez supprimer les campagnes programmées si vous souhaitez annuler l'envoi.
- Si vous planifiez une campagne dans les 5 minutes qui suivent alors la campagne sera envoyée dans la foulée, comme une campagne immédiate.
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Il est recommandé, et demandé par la loi, de recueillir le consentement de vos destinataires avant de leur envoyer un SMS (par exemple dans le formulaire d'inscription). Veuillez vous rapprocher de vos conseillers juridiques pour vous assurer que vous respecter la loi qui s'applique dans votre pays.