Avec Eventdrive, vous pouvez permettre vos invités à venir accompagnés.
Cette fonctionnalité vous permets de gérer facilement votre nombre total de participants, et d'identifier vos invités et leurs accompagnants.
Les accompagnants apparaîtront donc dans votre listing de participant sur le tableau de bord de votre événement ainsi que sur l'application de check-in.
- Comment permettre à mes invités d'ajouter des accompagnants ?
- Comment personnaliser l'affichage des questions de mon formulaire en fonction de mes invités et de leurs accompagnants ?
- Comment ajouter des accompagnants en dehors du formulaire d’inscription ?
- Comment différencier mes participants de leurs accompagnants depuis le tableau de bord des participants ?
- Informations à savoir
Comment permettre à mes invités d'ajouter des accompagnants ?
Pour permettre à vos invités de venir accompagnés, rendez-vous dans le menu Inviter puis dans le sous menu Formulaires d'inscription :
Dans les paramètres de votre formulaire d'inscription, en dessous des messages personnalisés, vous trouverez l'option pour ajouter un ou plusieurs accompagnants. Par défaut, la quantité est configurée sur 0, et vos invités ne peuvent pas venir accompagnés. Vous pouvez augmenter cette capacité pour donner l'autorisation à vos invités d'ajouter un ou plusieurs accompagnants.
💡 Dès lors que vos invités ajouteront leurs accompagnants (+1), ces derniers seront
considérés comme des participants dans le tableau de bord.
Celle-ci se nomme : "Nombre d'accompagnants pouvant être ajoutés par les participants"
Comment personnaliser l'affichage des questions de mon formulaire en fonction de mes invités et leurs accompagnants ?
Retournez au niveau de votre formulaire d'inscription. À chaque question posée, vous pourrez choisir si celle-ci s'affiche à votre invité principal, à ses accompagnant(s) ou aux deux populations.
L'option affiché pour les Participants principaux, hérité par les accompagnants permet de rendre le champ sélectionné visible uniquement pour le participant principal, et les réponses sélectionnées s'appliqueront automatiquement à ses accompagnant(s).
⚠️ lorsqu'un invité sélectionne des sessions dans un formulaire d'inscription,
ces dernières sont pré-cochées pour ses accompagnant(s) et l'invité peut les décocher
si il le souhaite.
Les champs Nom et Prénom sont obligatoires pour les invités et leurs accompagnants.
Le champ Email est obligatoire pour vos invités mais facultative pour ses accompagnant(s).
Vous avez la possibilité d'afficher le champ Email soit pour Tous les participants ou pour Le participant principal uniquement.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le champ Email et vous trouverez l'option Affiché pour.
Si vous choisissez d'afficher le champ Email à Tous les participants, vous aurez la possibilité de rendre ce champ obligatoire ou non pour les accompagnants en cochant la case Requis pour les accompagnants.
⚠️ À noter que si vous ne collecter pas d'Email pour les accompagnant(s), une adresse
générique lui sera automatiquement attribuée par Eventdrive.
Comment ajouter des accompagnants en dehors du formulaire d’inscription ?
Vous pouvez ajouter des accompagnants depuis la liste des participants :
Veuillez vous rendre dans le menu Inviter puis dans le sous menu Participants.
Vous retrouverez la liste de tous vos participants, cliquez sur leur nom ou prénom pour accéder à leur fiche.
Depuis celle-ci, vous aurez la possibilité de lier un accompagnant à un participant manuellement en complétant ses informations.
En haut à droite de la fiche du participant, vous retrouverez le ou les accompagnants liés au participant dont vous consultez la fiche.
L'icône en forme de corbeille vous permet de supprimer l'accompagnant.
L'icône en forme de de stylo vous permet d'éditer la fiche de l'accompagnant.
Le bouton Ajouter des accompagnants, vous permet de créer un nouveau participant et de le lier au participant dont vous consultez la fiche.
Comment différencier mes invités de leurs accompagnants depuis le tableau de bord des participants ?
Cliquez sur le lien suivant pour accéder à l'article dédié : ici
Informations à savoir
- Si aucune adresse e-mail n'est attribuée à l'accompagnant lors de son inscription, Eventdrive en génèrera automatiquement une, et celle-ci sera visible sur le tableau bord et dans l'app de check-in.
- Si l'adresse email de l'accompagnant n'est pas renseignée, toutes les communications qui lui sont destinées seront envoyées au participant principal, auquel il est lié. En conséquence, le participant principal recevra les informations envoyées à ses accompagnants.
Exemple :
Rosalyn Sussman Yalow vient accompagnée de son +1 qui est Danielle Framboise
Rosalyn a complété son adresse email lors de son inscription, mais n'a pas complété l'adresse de Danielle.
Danielle a donc une adresse généré automatiquement par Eventdrive qui lui est attribuée (41439e51dad0b46f4994f1378@attendees.eventdrive.com)
Lorsque Rosalyn s'inscrit, elle reçoit automatiquement un mail de confirmation d'inscription à son nom. Elle reçoit également un second mail de confirmation au nom de Danielle.
Au moment de l'envoi des badges, Rosalyn recevra son badge dans un email, ainsi que le badge de Danielle dans un second email.