Avec Eventdrive, vous pouvez joindre un fichier calendrier (.ics) à vos emails pour que vos participants ajoutent votre évènement ou leurs sessions à leur agenda. Vous pouvez aussi faire en sorte que les sessions s'ajoutent automatiquement à l'agenda de vos participants dès leur inscription.
- Comment joindre un fichier .ics à un email ?
- Comment ajouter automatiquement les sessions à l'agenda de vos participants ?
- Pourquoi vos participants reçoivent-ils un email d'erreur quand ils acceptent l'invitation ?
Comment joindre un fichier .ics à un email ?
Dans INVITER > Emails, créez ou modifiez un email. Dans la fenêtre "Éditer l'e-mail", sous l'objet du mail, deux cases sont proposées :
- "Ajouter l'événement complet aux calendriers des participants (fichier ICS)" : un rendez-vous qui couvre tout votre évènement, de son heure de début à son heure de fin.
- "Ajouter les sessions auxquelles les participants se sont inscrits à leurs calendriers (fichier ICS)" : un fichier propre à chaque participant, qui contient uniquement ses sessions.
Le participant ouvre ensuite la pièce jointe pour ajouter le rendez-vous à son agenda.
Comment ajouter automatiquement les sessions à l'agenda de vos participants ?
Trois réglages sont nécessaires, dans cet ordre :
- Faites activer l'option par votre gestionnaire de compte. Elle n'est pas disponible en libre-service : demandez-la à votre Customer Success Manager.
- Activez le fichier .ics des sessions dans chaque email concerné. Dans INVITER > Emails, ouvrez l'email, puis dans la fenêtre "Éditer l'e-mail", cochez "Ajouter les sessions auxquelles les participants se sont inscrits à leurs calendriers (fichier ICS)". Ce réglage se fait email par email.
- Activez la notification des participants depuis l'agenda. Dans INFOS > Agenda, cochez "Notifier les participants au sujet du statut de leur inscription aux sessions", puis cliquez sur "Enregistrer".
Les sessions s'ajoutent alors automatiquement au calendrier lié à l'adresse email du participant.
⚠️ L'ajout automatique fonctionne uniquement avec le fichier .ics des sessions,
pas avec celui de l'évènement complet.
Pourquoi vos participants reçoivent-ils un email d'erreur quand ils acceptent l'invitation ?
Lorsqu'un participant accepte l'invitation dans son agenda (Outlook par exemple), son agenda envoie automatiquement une réponse à l'adresse qui a envoyé l'invitation, pour signaler qu'il a accepté.
Or cette adresse d'envoi est une adresse noreply, à laquelle aucune boîte mail n'est associée. La réponse ne peut donc pas être distribuée, et le participant reçoit un message du type "adresse introuvable".
C'est tout à fait normal : ce message n'empêche pas l'ajout de la session à son agenda. Vous pouvez rassurer vos participants s'ils vous le signalent.
Pour aller plus loin
- Comment personnaliser l'invitation calendrier (.ics) jointe à vos e-mails ?
- Quelle est l'adresse email par défaut utilisée pour envoyer des communications depuis Eventdrive ?
Notre équipe support reste à votre disposition par email à support@eventdrive.com.