Une session de votre agenda est déjà complète, mais vous devez tout de même y accueillir un participant supplémentaire ? Cet article vous explique comment augmenter la capacité de la session, ajouter ce participant, puis lui envoyer sa confirmation manuellement.
⚠️ Une inscription manuelle n'envoie aucun email automatiquement. Pensez à la dernière étape pour que votre participant reçoive bien sa confirmation.
Étape 1 : Fermer votre formulaire d'inscription
Fermez votre formulaire d'inscription avant d'augmenter la capacité de la session, pour que personne ne puisse s'inscrire pendant ce laps de temps. Pour paramétrer l'accès de votre formulaire, consultez l'article Comment paramétrer votre formulaire d'inscription ?
Étape 2 : Augmenter la capacité maximale de la session
Rendez-vous dans INFOS > Agenda, repérez la session concernée et augmentez sa capacité dans le champ "Capacité max".
La nouvelle capacité entre en vigueur immédiatement. Pour le détail de ce réglage, consultez l'article Comment changer la capacité maximale d'inscrits pour une session d'agenda donnée ?
Étape 3 : Ajouter le participant à votre liste
Rendez-vous dans INVITER > Participants et cliquez sur le bouton "Ajouter", en haut à droite de la liste.
Renseignez les informations de votre participant. Pour le détail des champs, consultez l'article Comment ajouter un participant à votre évènement ?
Étape 4 : Inscrire le participant à la session
Une fois ajouté, il apparaît dans la liste des participants. Cochez la case à gauche de sa ligne, ouvrez le menu "Pour la sélection" puis cliquez sur "Inscrire aux sessions". Sélectionnez la session concernée et validez.
Étape 5 : Lui envoyer sa confirmation manuellement
Toujours depuis la case cochée, ouvrez de nouveau le menu "Pour la sélection" et cliquez cette fois sur "Envoyer un e-mail". Sélectionnez l'email adapté (celui contenant son badge d'accès, par exemple) et validez.
Votre participant reçoit alors son email de confirmation avec son badge, comme s'il s'était inscrit via le formulaire. Si vous n'avez pas encore de badge ni d'email préparé pour cet envoi, consultez l'article Envoyer le badge à vos participants.
Bon à savoir
- Ces étapes fonctionnent aussi bien pour ajouter un seul participant que plusieurs à la fois : vous pouvez cocher plusieurs lignes avant d'utiliser le menu "Pour la sélection".
- Retrouvez le détail de toutes les actions possibles depuis ce menu dans l'article Les actions rapides possibles sur votre liste de participants.
Notre équipe support reste à votre disposition par email à support@eventdrive.com.