Dans le cadre de votre événement vous souhaitez diffuser à vos participants un agenda personnalisé.
Il existe 2 façons de procéder :
- Le participant décide de s'inscrire aux sessions auxquelles ils souhaitent participer via le formulaire d'inscription.
- Le propriétaire de l'événement crée plusieurs groupes et lie manuellement les sessions d'agenda à ces groupes.
Agenda personnalisé suite aux inscriptions
Étape 1
Vous avez mis en place l'inscription aux sessions d'agenda via le formulaire d'inscription de votre événement.
Depuis l'outil d'administration, allez dans " INFOS ", " Agenda ", cliquez sur le bouton d'options au bout de la session d'agenda souhaitée puis " Éditer ".
Étape 2
Depuis le bloc " Éditer une session " sélectionnez depuis le menu déroulant en bas " Visibilité ", l'option " Seuls les participants inscrits à la session peuvent la voir ".
En choisissant cette visibilité pour certaines sessions, ces dernières n'apparaîtront que dans l'agenda des participants s'y étant inscrits.
Étape 3
Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page.
Agenda personnalisé créé par l'organisateur d'événement
Étape 1
Depuis l'outil d'administration, allez dans " INFOS ", " Agenda ", cliquez sur le bouton d'options au bout de la session d'agenda souhaitée puis " Éditer ".
Étape 2
Depuis le bloc " Éditer une session " sélectionnez depuis le menu déroulant en bas " Visibilité ", l'option " Seuls les participants des groupes liés à cette session peuvent la voir".
En choisissant cette visibilité pour certaines sessions, ces dernières n'apparaîtront que dans l'agenda des groupes de participants dans lesquelles vous allez ajouter les sessions.
Étape 3
Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page.
Étape 4
Allez maintenant dans la rubrique " INVITER ", " Participants " puis cliquez sur le volet " Groupes de participants ".
Pour créer vos groupes cliquez sur " Créer un groupe de participants " en renseignant le nom du groupe. Créez autant de groupe que nécessaire.
Étape 5
Vos groupes créés, vous devez définir la ou les session(s) de l'agenda devant apparaitre dans le groupe concerné.
Choisissez un groupe et cliquez sur " 0 session(s) ". Ici vous retrouvez toutes les sessions de l'agenda qui ont été créées.
Cliquez sur les curseurs des sessions que vous souhaitez lier au groupe pour les activer.
Répétez l'opération avec l'ensemble de vos groupes.
Étape 6
Vos sessions ajoutées aux groupes, vous devez définir les participants faisant partie des groupes.
Cliquez sur " participant(s) " si vous êtes déjà dans un groupe ou depuis la liste des groupes sur " 0 Participant(s)". Ici vous retrouvez tous les participants que vous avez importés.
Dans cette étape, il convient d'ajouter les participants au groupe concerné afin qu'ils voient les sessions de l'agenda ajoutées précédemment. Pour cela vous avez 3 possibilités.
- Cliquez manuellement sur les curseurs des participants que vous souhaitez lier au groupe en question.
- Téléchargez le fichier .csv d'exemple en cliquant sur le bouton " ici " et copiez/collez les adresses mails des personnes à ajouter. Ces adresses mails doivent exister dans la liste des participants. Glissez le fichier dans la zone dédiée.
- Depuis votre fichier d'exemple de la liste des participants à télécharger depuis notre outil d'administration, complétez la colonne nommée " groups ", pour tous les participants faisant partie d'un groupe, entrez le nom du groupe (que vous avez préalablement créé) dans cette colonne. Attention, orthographiez le groupe de la même façon que sur la plateforme d'administration. Depuis l'onglet " INVITER ", " Participants ", cliquez sur " Ajouter des participants " et faites glisser le fichier dans la partie rectangulaire de droite. L'article Comment créer un groupe de participants ? vous donne davantage d'explications sur la création de groupes.
Étape 7
Vérifiez le résultat depuis votre page " Participants " en observant si le libellé des groupes apparaît bien en face des participants et depuis la page des " Groupes de participants " en consultant le nombre de participants dans chaque groupe.
Résumé
- Dans " INFOS ", " Agenda " ajoutez vos sessions d'agenda en choisissant la visibilité nécessaire.
- Dans " INVITER ", " Participants ", cliquez sur l'onglet " Groupes de participants " puis sur " Créer un nouveau groupe ".
- Définissez les sessions à rattacher aux groupes existants.
- Enfin, ajoutez manuellement les participants dans les groupes, ou importez le fichier .csv à disposition avec uniquement les mails ou encore importer automatiquement vos participants dans les groupes via le fichier Excel et en renseignant la colonne " groups " de ce même fichier.
Conseils
- Pour vous rendre compte si tout est correctement paramétrer n'hésitez pas à suivre les deux processus tels que vos participants les suivront. Consultez le rendu directement sur la web app ou l'app native de votre événement.
- S'il est question d'empêcher un groupe en particulier de voir certaines sessions, lorsque vous créez vos sessions d'agenda, utilisez la visibilité " Seuls les participants des groupes liés à cette session ne peuvent pas la voir ".