Avec Eventdrive, vous pouvez laisser vos participants choisir avec qui partager leur chambre d'hôtel, directement depuis leur formulaire d'inscription.
- Pré-requis et activation
- Comment ajouter le champ Rooming à votre formulaire ?
- Comment vos participants choisissent-ils leur colocataire ?
- Quels emails sont envoyés automatiquement ?
Pré-requis et activation
Le Rooming est une fonctionnalité qui doit être activée pour votre organisation : elle n'est pas active par défaut. Si vous ne voyez pas le menu « Rooming », contactez votre Customer Success Manager ou notre équipe support à support@eventdrive.com pour l'activer.
Une fois la fonctionnalité activée, le menu « Rooming » apparaît sur tous les évènements de votre organisation. Elle ne devient toutefois réellement active sur un évènement que lorsque vous ajoutez le champ Rooming à l'un de ses formulaires d'inscription.
Comment ajouter le champ Rooming à votre formulaire ?
Dans le menu Inviter > Formulaires d'inscription, ouvrez votre formulaire et ajoutez-y un champ de type Rooming. Vous ne pouvez ajouter qu'un seul champ Rooming par formulaire.
Vous disposez ensuite de trois réglages :
- Capacité de la chambre : nombre maximal de participants par salle. La valeur minimale et par défaut est 2.
- « Les participants pourront indiquer qu'ils n'ont pas de préférence pour un colocataire » : cette case permet à un participant de ne désigner personne. Vous pourrez alors lui attribuer une chambre manuellement ou via l'attribution automatique.
- « Limiter à des groupes de participants spécifiques » : réserve l'affichage du champ à certains groupes de participants (voir Créer et gérer un groupe de participants).
⚠️ Le Rooming et les accompagnants ne peuvent pas coexister sur un même formulaire. Si le champ Rooming est présent, l'option d'ajout d'accompagnants devient indisponible ; à l'inverse, si vous autorisez vos participants à ajouter des accompagnants, le champ Rooming n'est pas proposé. Pour basculer de l'un à l'autre, ajustez le réglage dans l'onglet Paramètres du formulaire.
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez Comment gérer les accompagnants (+1) de vos invités ?
Comment vos participants choisissent-ils leur colocataire ?
Lorsqu'un participant remplit le formulaire, le champ Rooming lui permet de rechercher et de sélectionner ses colocataires par leur nom. Il peut choisir jusqu'à la capacité de la chambre moins une place (il occupe lui-même la dernière) ; l'aide affichée lui indique le nombre maximum de personnes qu'il peut choisir.
Tous les participants sauf les déclinés apparaissent dans la liste proposée. Si la personne que vous souhaitez inviter comme colocataire n'est pas encore inscrite, nous vous recommandons de procéder en deux temps : inscrivez-la d'abord via un autre formulaire, puis proposez-lui le Rooming une fois qu'elle apparaît dans la liste.
À la validation du formulaire, chaque personne sélectionnée reçoit une invitation par email comportant deux boutons, « Accepter l'invitation » et « Decliner ». Aucune connexion n'est nécessaire : le lien est personnel à chaque invité.
Dès qu'un invité accepte :
- s'il existe déjà une chambre pour la personne qui a invité, l'invité la rejoint (s'il reste de la place) ;
- sinon, une nouvelle chambre est créée avec les deux personnes.
Une même personne ne pouvant occuper qu'une seule chambre, dès qu'elle accepte une invitation, ses autres invitations en attente (qu'elle les ait reçues ou envoyées) passent automatiquement en « refusée ».
Quels emails sont envoyés automatiquement ?
En utilisant le Rooming, vos participants recevront des emails automatiques que vous ne pouvez pas personnaliser.
- Invitation à partager une chambre (à chaque personne choisie comme colocataire, objet : « … souhaite partager une chambre avec vous »).
- Confirmation de chambre (à tous les occupants lorsqu'une chambre est créée, « Confirmation de votre chambre partagée »).
- Mise à jour de chambre (à tous les occupants lorsqu'un participant est ajouté, « Mise à jour de votre chambre partagée »).
- Changement d'affectation (à la personne retirée d'une chambre, ou à tous les occupants lorsqu'une chambre est supprimée, « Changement de votre affectation de chambre »).
Invitation à partager une chambre
Confirmation de chambre
Mise à jour de chambre
Changement d'affectation, retrait d'un occupant
Changement d'affectation, suppression de la chambre
Deux balises personnalisées sont par ailleurs disponibles dans vos emails de campagne, dès que l'évènement comporte un champ Rooming :
-
%room_invitation_sent%: récapitule à un participant les demandes de chambre qu'il a envoyées ; -
%room_assignment%: affiche la référence de chambre et les colocataires d'un participant (reste vide tant qu'il n'est pas assigné).
💡 Avant d'ajouter vos participants, testez l'ensemble du parcours Rooming (invitation, acceptation, refus, approbation automatique, attribution automatique) pour bien anticiper le contenu de ces emails automatiques et ne pas être surpris le jour J.
Pour gérer le Rooming au quotidien (créer des chambres, lancer l'approbation automatique ou l'attribution automatique, exporter la liste), consultez Comment gérer le Rooming depuis votre centre d'administration ?.
Notre équipe support reste à votre disposition par email à support@eventdrive.com.