Avec Eventdrive, vous pouvez gérer le Rooming de votre évènement au quotidien : créer des chambres manuellement ou automatiquement, suivre les affectations et exporter la liste des chambres. Cet article suppose que le champ Rooming est déjà activé et ajouté à votre formulaire d'inscription (voir Comment permettre à vos participants de choisir leur chambre partagée (Rooming) ?).
- Comment gérer le Rooming depuis votre centre d'administration ?
- Comment fonctionnent l'approbation automatique et l'attribution automatique ?
- Comment exporter la liste des chambres ?
- Remarques
Comment gérer le Rooming depuis votre centre d'administration ?
Dans le menu Inviter > Rooming, accédez à la page Gestion du rooming. Elle comporte deux onglets.
L'onglet « Participants »
Il affiche la liste complète des participants de l'évènement, avec en haut de page les données suivantes : Nombre total de participants, Affecté, Non affecté et Chambres créées. Vous pouvez :
- rechercher par nom, email, téléphone ou référence de chambre (par exemple « Chambre 3 ») ;
- filtrer par groupe, statut d'inscription et affectation (Assigné / Non assigné) ;
- suivre, pour chaque participant, l'état de ses demandes envoyées et reçues (acceptée, en attente, refusée).
Pour créer une chambre manuellement, sélectionnez plusieurs participants (la sélection fonctionne sur toutes les pages), puis cliquez sur « Créer une chambre ». Les chambres sont numérotées automatiquement (« Chambre 1 », « Chambre 2 », …) et tous les occupants reçoivent l'email de confirmation.
L'onglet « Chambres »
Chaque chambre est présentée sous forme de carte, avec ses occupants. Vous pouvez :
- ajouter un occupant à une chambre, depuis la liste des participants non affectés ;
- retirer un occupant : il reçoit alors un email l'informant du changement. Si la chambre se retrouve vide, elle est supprimée automatiquement ;
- supprimer une ou plusieurs chambres (« Supprimer la sélection ») : tous les occupants concernés sont informés par email.
Onglet « Participants »
Onglet « Chambres »
Comment fonctionnent l'approbation automatique et l'attribution automatique ?
Approbation automatique
Elle valide en masse les invitations en attente sans attendre la réponse des invités. Un aperçu vous montre le résultat avant confirmation. En cas de conflit (une même personne invitée dans plusieurs chambres), c'est la demande la plus ancienne qui est retenue, les autres étant refusées avec le motif indiqué.
Vous pouvez lancer l'approbation automatique immédiatement ou la programmer à une date future (antérieure à la fin de l'évènement). Une approbation automatique programmée s'exécute automatiquement à l'heure choisie ; vous pouvez l'annuler à tout moment, et une validation manuelle immédiate remplace la programmation.
Attribution automatique
Elle crée de nouvelles chambres pour les participants non affectés ; les chambres existantes ne sont jamais modifiées. Vous réglez :
- Capacité de chambre souhaitée : la taille de chambre visée ;
- Autoriser les chambres plus petites : crée des chambres avec moins de personnes si nécessaire, pour affecter tout le monde ;
- Optimiser la distribution : algorithme qui minimise les chambres individuelles (disponible lorsque « Autoriser les chambres plus petites » est coché) ;
- Gestion de groupe : ignorer les groupes (mélanger librement tous les participants), les respecter (regrouper les participants appartenant aux mêmes groupes) ou n'attribuer automatiquement qu'un seul groupe spécifique.
Réglages de l'attribution automatique
Aperçu avant confirmation
⚠️ L'attribution automatique prend en compte tous les participants non affectés, quel que soit leur statut d'inscription (y compris ceux dont l'inscription est refusée ou en attente). Vérifiez l'aperçu avant de confirmer.
Comment exporter la liste des chambres ?
Dans le menu Inviter > Rooming, cliquez sur le bouton d'export en haut à droite de la page pour télécharger la liste des participants et de leurs chambres, aux formats Excel et CSV (pratique pour transmettre les chambres à vos hôtels).
Remarques
⚠️ Le statut d'inscription et l'affectation en chambre sont indépendants : un participant qui se désinscrit ou dont l'inscription est refusée reste dans sa chambre tant que vous ne l'en retirez pas.
La personne qui invite n'est pas notifiée par email de l'acceptation ou du refus de ses invitations ; retrouvez ces statuts dans l'onglet « Participants ».
Supprimer un participant, ou supprimer le champ Rooming du formulaire, supprime également ses demandes et les chambres associées.
Notre équipe support reste à votre disposition par email à support@eventdrive.com.