Avec Eventdrive, vous avez la possibilité de créer des automatisations qui vous aideront à remplacer des fonctionnalités manquantes. Dans cet article, nous allons vous expliquer par étape comment permettre à vos participants de se faire représenter par une autre personne.
La fonctionnalité "Se faire représenter" permet à vos participants de décliner l'invitation tout en envoyant une autre personne pour le remplacer.
Les formulaires d'inscription à créer
Comment construire mon formulaire représentant ?
Comment construire mon mail d'invitation ?
Comment créer mon automatisation ?
Comment préparer mon évènement ?
Les formulaires d'inscription à créer
Au minimum, vous devez créer 2 formulaires d'inscription.
Le premier sera le formulaire basique sans la possibilité de se faire représenter. Construisez le avec les champs souhaités. Il sera utilisé par les participants et les représentants pour confirmer leur inscription.
Le second formulaire sera le formulaire pour se faire représenter uniquement.
Ce formulaire doit être construit avec les informations que vous souhaitez demander au participant principal et les informations dont vous avez besoin de la part du représentant.
Comment construire mon formulaire représentant ?
Première étape
Le formulaire représentant doit proposer l'option d'ajout d'un accompagnant.
Pour activer cette option, rendez-vous dans les paramètres de votre formulaire
Remplacez le 0 par 1 dans l'option "Nombre d'accompagnants pouvant être ajoutés par les participants principaux"
Le texte du bouton "+ Ajouter un invité" ne peut pas être modifié, pensez à informer vos participants principaux via un champs de texte qu'il faut cliquer dessus pour se faire représenter.En
Deuxième étape
Une fois les accompagnants autorisés, vous pourrez modifier la visibilité des champs de votre formulaire. Cela vous permettra un affichage différent selon si le participant principal est en train de remplir sont formulaire ou celui de son représentant.
Pour la modifier, vous devez cliquer sur vos champs de formulaire depuis l'éditeur et utiliser le menu déroulant ou est indiqué par défaut "Tous les participants"
Il est important de rendre obligatoire l'email pour les accompagnants.
Sans email, vous ne pourrez pas communiquer avec le représentant.[En apprendre plus sur la gestion des accompagnants]
Comment construire mon email d'invitation ?
Troisième étape
Votre premier email doit être composé au minimum :
- d'un lien vers le formulaire d'inscription basique (pour que le participant accepte ou refuse l'invitation)
- d'un lien vers le formulaire d'inscription pour se faire représenter (pour déclencher la future automatisation)
Cet email sera envoyé aux participants à qui vous donnez la possibilité de se faire représenter.
Quatrième étape
Le second email doit être construit avec un lien vers le formulaire d'inscription basique et un lien pour refuser l'invitation.
Ce mail sera envoyé à vos participants n'ayant pas votre autorisation pour se faire représenter ainsi qu'aux représentants.
[En apprendre plus sur la création d'email]
Comment créer mon automatisation ?
Cinquième étape
Depuis le menu Planifier -> Automatisation, créez votre automatisation "Se faire représenter" en suivant ces règles.
Déclencheur : Quand le participant -> S'inscrit à l'évènement via -> le formulaire représentant
Conditions : Aucune
Actions :
- Envoyer -> mail d'invitation sans représentant -> aux invités du participant
- Passer -> Participant -> Refusé
- Passer -> Aux invités du participant -> En attente de réponse
Cette automatisation se déclenche quand le participant principal s'est inscrit via le "Formulaire représentant" et permet d'envoyer un mail d'inscription au représentant, de désinscrire le participant principal qui ne peut pas aller à l'évènement puis de passer le représentant en statut "En attente de réponse" car il n'a pas encore confirmé sa présence à l'évènement.
Sixième étape
Le plus important est de tester votre automatisation en suivant le parcours participant.
Envoyez-vous la campagne d'invitation et inscrivez-vous en essayant de vous faire représenter.