Avec Eventdrive, ajoutez simplement vos participants à votre évènement.
Un participant doit obligatoirement avoir ces 3 données dans Eventdrive :
- Le prénom
- Le nom
- Une adresse mail
Chaque participant est identifié par son adresse mail.
Par défaut, deux participants ne peuvent pas avoir la même adresse mail.
Il existe cependant une exception qui permet d'ajouter un participant sans adresse mail, ou d'ajouter deux participants ayant une adresse commune.
Pour pouvoir ajouter un participant sans adresse mail, nous allons détourner une fonctionnalité de la plateforme : l'ajout d'accompagnant.
Qu'est-ce qu'un participant principal/accompagnant ?
Le participant principal est un participant pour lequel vous connaissez l'adresse mail.
Un accompagnant est un participant secondaire relié à un participant principal.
Il n'a pas pour obligation d'avoir une adresse mail car ses communications peuvent être envoyées au participant principal rattaché.
⚠️ Vous ne pouvez pas ajouter de participant seul (sans participant principal)
si ce dernier n'a pas d'email.
La raison est simple : il est vous est impossible de communiquer avec lui
et donc de lui envoyer un formulaire d'inscription.
Comment ajouter un participant principal sans adresse mail ?
Il est possible d'ajouter un participant principal sans que ce dernier ne dispose d'une adresse mail.
Pour ce faire, il vous suffit de créer des addresses email factices, puis d'importer votre fichier de participants.
⚠️ Il est nécéssaire d'ajoute une adresse mail valide en CC de ce participant si vous
souhaitez communiquer avec lui
Comment ajouter un accompagnant sans adresse mail ?
Depuis le formulaire :
Dans ce cas de figure, l'objectif est de permettre au participant d'ajouter un invité sans qu'il ai à compléter son adresse mail.
Exemple : Un parent qui invite son enfant à votre évènement.
Dans l'onglet paramètres de votre formulaire, vous pouvez activer l'option permettant l'ajout d'accompagnants.
Cette option permettra à vos participants d'inscrire un/des accompagnants(s) pendant son inscription à l'évènement via un bouton "Ajouter un invité" dans le formulaire d'inscription.
Lorsque le nombre d'accompagnants pouvant être ajoutés par un participant est supérieur ou égal à 1, une nouvelle option apparaît dans les champs de formulaires permettant de rendre l'email facultatif pour les accompagnants.
Depuis le Back-Office d'Eventdrive :
Cette option vous permet d'ajouter vous même des accompagnants.
Ce faisant, vous êtes en mesure d'ajouter des participants à votre évènement sans que ces derniers n'aient d'adresse mail.
Vous pouvez ajouter manuellement un accompagnant depuis la fiche d'un participant.
Le champs Email ne comportant pas d'astérisque, il n'est donc pas obligatoire.
Comment envoyer des mails à mon participant sans adresse mail ?
Lorsque l'accompagnant ne dispose pas d'adresse mail (qu'il soit ajouté depuis un formulaire d'inscription ou depuis le back office), une adresse mail générique est créée (en @attendees.eventdrive.com)
Toutes les communication adressées à l'accompagnant seront alors directement envoyées sur la boite mail du participant principal.
Exemple : un parent complète son inscription avec son adresse mail, et inscrit ses 3 enfants sans adresse mail.
Un badge est envoyé par email à l'intégralité des participants (donc au parent ainsi qu'aux trois enfants).
Le parent reçoit sur sa boite mail quatre emails distincts :
- Un email comportant son badge
- Trois emails distincts comportant les badges de chacun des enfants