Avec Eventdrive, vous pouvez permettre à vos participants de s'inscrire à des sessions de l'agenda. Dans cet article apprenez comment faire.
Étape 1
Créez les sessions de l'agenda pour lesquelles vous souhaitez que vos participants s'inscrivent.
⚠️ Vous ne savez comment faire, consultez l'article Comment ajouter une session
d'agenda ?
Étape 2
Avant d'enregistrer votre session d'agenda, renseignez dans le champ " Capacité max " le nombre de places que vous souhaitez attribuer.
Décidez ou non de cocher la case " Liste d'attente ".
Puis enregistrez.
Une fois vos sessions d'agenda créées, vous devez avoir ajouté un formulaire d'inscription.
⚠️ Vous n'avez pas encore ajouté de formulaire d'inscription, consultez l'article
Comment créer un formulaire d'inscription ?
Étape 3
Maintenant allez dans " INVITER " puis " Formulaires d'inscription ".
Éditez votre formulaire.
En bas de la colonne " Champs du participant " située à gauche, cliquez sur " Sessions " et faites glisser cet élément dans la partie droite " Champs du formulaire ".
Étape 4
Cliquez ensuite sur l'élément " Sessions ".
Renseignez un label, un texte d'aide, choisissez le type de réponse que vous attendez de vos participants (exactement, au maximum, au minimum, entre). Puis renseignez le nombre de réponses attendues.
Vous pouvez ensuite choisir que les horaires de vos sessions sur votre formulaire d'inscription soient : "Afficher", "Masquer" ou "Afficher uniquement l'heure de début".
Étape 5
Cliquez ensuite sur le bouton " Ajouter une session " pour commencer à ajouter les sessions qui sont concernées par l'inscription.
Dans la liste déroulante sélectionnez une à une les sessions souhaitées. Vous retrouvez toutes les sessions que vous avez préalablement ajoutée dans le service agenda.
Étape 6
Cliquez sur le bouton " Enregistrer les modifications "en bas de la fenêtre pour enregistrer les modifications et revenir à l'édition de votre formulaire d'inscription.
À savoir
- Pour voir le résultat, il est recommandé de vous envoyer le mail d'invitation et de suivre la procédure d'inscription du début à la fin. Vous ne savez comment faire, consultez l'article Comment visualiser le formulaire d'inscription ?
- Un participant s'inscrivant à une ou plusieurs sessions reçoit automatiquement un mail de confirmation. Celui-ci contient un lien "ICalendar" lui permettant d'ajouter la ou les session(s) à son agenda.
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La liste d'attente permet à vos participants de s'inscrire quand bien même le nombre de places maximales à des sessions de l'agenda soit atteint. Ce dernier reçoit ainsi un mail automatique lui avertissant de son appartenance à la liste d'attente.
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Dès lors qu'un participant se désinscrit à une session de l'agenda complète, la place est automatiquement attribuée au premier de la liste d'attente. Un mail automatique lui est adressée afin de lui en informer, lui permettant d'accéder à la liste principale.
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L'inscription d'une session donnée peut se faire sur plusieurs formulaires en simultanée. La notion de quantité est bien prise en compte sur l'ensemble des formulaires.
- Si vous souhaitez limiter le nombre d'inscriptions à des sessions par personne, nous vous recommandons de le préciser expressément à vos participants par exemple dans le corps de mail.
- Si plusieurs sessions d'agenda ont lieu sur le même créneau horaire, vous aurez la possibilité d'autoriser ou non vos participants à s'inscrire à des sessions parallèles ou qui se chevauchent.
- Si vous avez un nombre conséquent de sous-sessions, vous aurez la possibilité de replier un groupe de session pour une meilleure visibilité.