Comment créer un formulaire d'inscription ?

L'outil Eventdrive a été pensé dans l'objectif de vous accompagner en amont, pendant et après votre événement. Le formulaire d'inscription intervient dans la phase de préparation. Grâce à ce dernier, obtenez une liste à jour en temps réel des participants de votre événement.

Dans cet article apprenez à créer votre formulaire d'inscription.

Étape 1

Depuis l'outil d'administration, rendez-vous dans " INVITER " puis " Formulaires d'inscription ". 

Il existe 2 façons pour créer votre formulaire d'inscription :

• Cliquez sur le bouton du haut " Créer un formulaire d'inscription ".

• Dupliquez un formulaire d'inscription existant en cliquant sur le bouton d'options à droite du formulaire concerné, puis " Dupliquer ".

Une fois cette étape réalisée, vous remarquerez que le module formulaire d'inscription se découpe en 2 partie :

1. Formulaire d'inscription
2. Paramètres

Étape 2

Définissez le nom de votre formulaire d'inscription.

Vous trouvez les champs proposés par Eventdrive sur la partie de gauche " Champs du participant ", " Champs personnalisés globaux", " Champs personnalisés de l'événement ", " Sessions ", " Divers " et " Données sensibles ".

Sur la partie de droite " Champs du formulaire ", vous voyez les champs que vous voulez rendre visibles de vos participants sur votre formulaire d'inscription. Les champs " Prénom ", " Nom ", et " E-mail " sont obligatoirement affichés et ne peuvent être retirés du formulaire d'inscription. 

⚠️ Pour le champ e-mail dans votre formulaire, vous avez la possibilité de 
restreindre les inscriptions aux e-mails professionnels.

Choisissez les champs que vous souhaitez rendre visibles sur le formulaire d'inscription en les faisant glisser de la gauche vers la droite de la page.

• Champs du participants

Maintenant, cliquez sur un des éléments ajoutés et remplissez les champs :

1. " Label " : il s'agit de l'intitulé (phrase ou question) que le participant lira sur le formulaire d'inscription, au-dessus du champ à remplir. Vous retrouverez ce nom dans l'export de votre liste de participants.
2. " Texte d'aide " : pour guider les participants lorsqu'ils vont renseigner le champ en question. Le texte s'affichera entre le label et le champ à remplir.
3. Cochez la case " Obligatoire " si vous souhaitez que l'utilisateur renseigne obligatoirement ce champ pour valider son inscription.

Cliquez sur " Enregistrer les modifications ".

• Champs personnalisés 

Procédez à la même manipulation pour vos " Champs personnalisés ".
Consultez l'article Comment ajouter des champs personnalisés à mon formulaire d'inscription ? afin de les paramétrer.

⚠️ Dans votre formulaire d’inscription vous pouvez également demander un fichier à
vos participants. Les formats acceptés sont les .jpeg, .png et .pdf. La taille max 
étant de 1,5 MO.

• Sessions

Si vous souhaitez que vos participants puissent s'inscrire à des sessions de votre événement, veuillez consultez l'article Comment configurer les inscriptions aux sessions de l'agenda ?

• Divers

Toujours dans le bloc " Champs ", et dans la partie " Divers ", utiliser les outils " Texte ",
" Séparateur " our encore "Saut de page" afin d'organiser votre formulaire d'inscription. Sur le même principe, cliquez et déposez l'outil souhaité dans la partie de droite " Champs du formulaire " à l'emplacement voulu.

Pour le champ " Texte ", cliquez sur l'outil " Texte " afin de compléter votre texte, puis enregistrez.

• Données sensibles

Si vous souhaitez demander des données sensibles à vos participants (une demande d'accès PMR, restrictions alimentaires, etc.) ces champs sont prévus à cet effet. Les données entrées par vos participants dans ces champs seront automatiquement supprimés 24h après la fin de votre événement. Pour plus d'informations : Purge des données personnelles.

Étape 3

Depuis l'onglet " Paramètres ", entrez les éléments ci-dessous :

• " URL " : L'URL que les participants peuvent utiliser pour accéder au formulaire d'inscription.
• " URL autonome " : L'URL que les participants peuvent utiliser pour accéder au formulaire d'inscription, sans le menu du site internet.
• " Texte d'accueil " : vous pouvez ajouter un texte d'accueil qui apparaîtra au dessus du formulaire pour vos participants.
• " Texte de remerciement " : Par défaut, "Merci" apparaitra sur votre page de remerciement, mais vous pouvez personnaliser votre message de remerciement dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier. Il apparaitra lorsque le participant aura validé son inscription.
• " Texte en cas de refus " : vous pouvez personnaliser votre message en cas de refus de l'invitation dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier. Il apparaitra lorsque le participant aura refusé son inscription.
• " Texte en cas de fermeture du formulaire " : vous avez la possibilité de personnaliser le texte en cas de fermeture du formulaire. Il sera affiché sur la page du formulaire si celui-ci est fermé aux participants (cf ci-dessous).

Étape 4

Enfin, référez-vous au troisième et dernier bloc " Paramètres ".

• " Visibilité " : choisissez la visibilité de votre formulaire d'inscription, publique ou privée. Consultez l'article Quelle est la différence entre le formulaire d'inscription privé ou public ? pour plus d'informations sur cette distinction.
• " Permettre aux participants d'accepter ou refuser l'invitation " : cette option est visible dès lors où vous optez pour un formulaire privé. Il est préférable de la cocher afin d'avoir la liste à jour des participants confirmés et refusés.
• " Nombre d'accompagnants pouvant être ajoutés par les participants " : Permet à une personne recevant le formulaire d'inscription d'inviter des accompagnants. Si vous souhaitez savoir comment paramétrer l'ajout d'accompagnants, consultez cet article sur le sujet.
• " Le formulaire d'inscription est " : vous pouvez ouvrir ou fermer le formulaire d'inscription en cochant la case dédiée. Quand le formulaire est fermé, aucun participant ne peut s'inscrire.
• " Ouvrir automatiquement le formulaire d'inscription " : configurez l'ouverture automatique du formulaire d'inscription à une date spécifique ou non.
• " Fermer automatiquement le formulaire d'inscription " : configurez la fermeture automatique ou non du formulaire d'inscription.
  • Non (le formulaire d'inscription restera ouvert jusqu'à ce que vous le fermiez manuellement)
  • Oui, à une date spécifique
  • Oui, lorsqu'un nombre spécifique de participants se sont inscrits via le formulaire d'inscription
  • Oui, à la date de début de l'événement
  • Oui, à la date de fin de l'événement
• "Ajouter au calendrier sur la page de remerciement" : sélectionner "Afficher" pour avoir en dessous du texte de remerciement, sur la page de remerciement, la possibilité d'ajouter votre événement à un calendrier Google, Outlook ou ical. 
• " Sélectionnez un e-mail de confirmation d'inscription " : choisissez un e-mail de confirmation d'inscription en sélectionnant dans le menu déroulant l'e-mail concerné. Ce dernier sera automatiquement envoyé dès lors qu'un participant s'inscrit. Consultez l'article Comment envoyer un e-mail automatique de confirmation à mes participants ?
• " Sélectionnez un e-mail de confirmation si refus " : choisissez un e-mail de confirmation de refus en sélectionnant dans le menu déroulant l'e-mail concerné. Ce dernier sera automatiquement envoyé dès lors qu'un participant décline l'invitation. Consultez l'article Comment envoyer un e-mail automatique de confirmation à mes participants ? 

⚠️ Avec Eventdrive vous pouvez ajouter l'événement à la fin de votre inscription à 
votre calendrier via un lien ICS. Pour activer l'option, sélectionnez l'option 
" Afficher " dans " Ajouter au calendrier " sur la page de remerciement.

Étape 5

Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite.

Conseil

• Si vous disposez d'une application en accès restreint par utilisateur ou une multi-event app, il est nécessaire que vous ajoutiez le champ "Mot de passe" à votre formulaire.