Comment créer un formulaire d'inscription ?

L'outil Eventdrive a été pensé dans l'objectif de vous accompagner en amont, pendant et après votre événement. Le formulaire d'inscription intervient dans la phase de préparation. Grâce à ce dernier, obtenez une liste mise à jour en temps réel des participants de votre événement.

Dans cet article apprenez à créer votre formulaire d'inscription.  

Étape 1

Depuis l'outil d'administration, rendez-vous dans " INVITER " puis " Formulaires d'inscription ". 

Il existe 2 façons pour créer votre formulaire d'inscription :

• Cliquez sur le bouton du haut " Créer un formulaire d'inscription ". 

• Dupliquez un formulaire d'inscription existant en cliquant sur le bouton d'options à droite du formulaire concerné, puis " Dupliquer ".

Étape 2

Rendez-vous dans le bloc " Champs ". Sur la partie de droite " Champs du formulaire " les champs " Prénom ", " Nom ", et " E-mail " sont obligatoirement affichés et requis dans le formulaire d'inscription. 

Vous trouverez ensuite les champs proposés par défaut par Eventdrive sur la partie de gauche " Champs du participant ".

Choisissez ceux que vous souhaitez rendre visibles sur le formulaire d'inscription et faites-les glisser sur la partie droite de la page, nommée " Champs du formulaire ".

Maintenant, cliquez sur un des éléments ajoutés et remplissez les champs :

1. " Label " : il s'agit de l'intitulé (phrase ou question) que le participant retrouvera sur le formulaire d'inscription. Vous retrouverez ce nom dans l'export de votre liste de participants.
2. " Texte d'aide " : pour guider les participants lorsqu'ils vont renseigner le champ en question.
3. Cochez la case " Obligatoire " si vous souhaitez que l'utilisateur renseigne obligatoirement ce champ pour valider son inscription.
4. " Données sensibles " : Cela nous indique si les réponses à cette question sont considérées comme sensibles. Dans ce cas, ces informations seront effacées 24h après la fin de votre événement. Pour plus d'informations, consultez l'article : La purge des données sensibles

Cliquez sur " Enregistrer les modifications ".

Procédez à la même manipulation pour vos " Champs personnalisés "
Consultez l'article Comment ajouter des champs personnalisés à mon formulaire d'inscription ? afin de les paramétrer.

Étape 3

Si vous souhaitez que vos participants puissent s'inscrire à certaines des sessions de votre événement, veuillez consultez l'article Comment configurer les inscriptions aux sessions de l'agenda ?

Étape 4

Toujours dans le bloc " Champs ", et dans la partie " Divers ", utiliser les outils " Texte " et/ou
" Séparateur " afin d'organiser votre formulaire d'inscription. Sur le même principe, cliquez et déposez l'outil souhaité dans la partie de droite " Champs du formulaire " à l'emplacement voulu.

Une fois placé, cliquez sur l'outil " Texte " afin de compléter votre texte, puis enregistrez.

 Étape 5

Depuis le bloc " Info ", entrez les éléments ci-dessous :

• " Nom " : saisissez le nom de votre formulaire afin de le rattacher au mail d'invitation concerné. Cet intitulé n'est visible que par vous.
• " Texte d'accueil " : vous pouvez ajouter un texte d'accueil qui apparaîtra au dessus du formulaire.
• " Texte de remerciement " : vous pouvez personnaliser votre message de remerciement dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier. Il apparaitra lorsque le participant aura validé son inscription.
• " Texte en cas de refus " : vous pouvez personnaliser votre message en cas de refus de l'invitation dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier. Il apparaitra lorsque le participant aura refusé son inscription.
• " Texte en cas de fermeture du formulaire " : vous avez la possibilité de personnaliser le texte en cas de fermeture du formulaire. Il sera afficher à l'ouverture du formulaire si vous le fermé manuellement ou automatiquement (à une date spécifique ou lorsqu'un nombre spécifique de participants se sont inscrits via le formulaire d'inscription).

Étape 6

Enfin, référez-vous au troisième et dernier bloc " Paramètres ". 

• " Visibilité " : choisissez la visibilité de votre formulaire d'inscription à savoir publique ou privée. Consultez l'article Quelle est la différence entre le formulaire d'inscription privé ou public ? pour comprendre la distinction.
• " Permettre aux participants d'accepter ou refuser l'invitation " : cette option est visible dès lors où vous optez pour un formulaire privé. Il est préférable de la cocher afin d'avoir la liste à jour des participants confirmés et refusés.
• " Le formulaire d'inscription est " : vous pouvez ouvrir ou fermer le formulaire d'inscription en cochant la case dédiée.
• " Ouvrir automatiquement le formulaire d'inscription " :configurez l'ouverture automatique du formulaire d'inscription à une date spécifique ou non.
• " Fermer automatiquement le formulaire d'inscription " : configurez la fermeture automatique ou non du formulaire d'inscription. Consultez Comment fermer mon formulaire d’inscription ? pour comprendre les 3 options possibles. 
• " Sélectionnez un e-mail de confirmation d'inscription " : choisissez un e-mail de confirmation d'inscription en sélectionnant dans le menu déroulant l'e-mail concerné. Ce dernier sera automatiquement envoyé dès lors qu'un participant s'inscrit. Consultez l'article Comment créer un e-mail de communication pour le rédiger.
• " Sélectionnez un e-mail de confirmation si refus " : choisissez un e-mail de confirmation de refus en sélectionnant dans le menu déroulant l'e-mail concerné. Ce dernier sera automatiquement envoyé dès lors qu'un participant décline l'invitation. Consultez l'article Comment créer un e-mail de communication pour le rédiger.

Étape 5

Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite.

Conseil

• Si vous disposez d'une application en accès restreint par utilisateur ou une multi-event app il est nécessaire que vous ajoutiez le champ "Mot de passe" à votre formulaire.