Comment créer un formulaire d'inscription ?

L'outil Eventdrive a été pensé dans l'objectif de vous accompagner en amont, pendant et après votre événement. Le formulaire d'inscription intervient dans la phase de préparation. Grâce à ce dernier, obtenez une liste mise à jour en temps réel des participants de votre événement.

Dans cet article apprenez à créer votre formulaire d'inscription.  

Étape 1

Dans l'outil d'administration rendez-vous dans " INVITER " puis " Formulaire d'inscription ". 

Il existe 2 façons pour créer votre formulaire d'inscription :

• Cliquez sur le bouton du haut " Créer un formulaire d'inscription ". 

• Dupliquez un formulaire d'inscription existant en cliquant sur le bouton d'options à droite du formulaire concerné, puis " Dupliquer ".

 Étape 2

Depuis le bloc " Info ", entrez les éléments ci-dessous :

• " Nom " : saisissez le nom de votre formulaire afin de le rattacher au mail d'invitation concerné. Cet intitulé n'est visible que par vous.
• " Lieu " : vous pouvez ajouter l'adresse où se tiendra le lieu de votre événement, cela aura pour effet d'afficher l'adresse exacte ainsi qu'un plan sur la page d'enregistrement de votre formulaire.
• " Description " : vous pouvez choisir d'ajouter un texte de description dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier.
• " Image de fond " : glissez une image de fond dans l'espace dédié. Les pré-requis de l'image : .png ou .jpg  / dimension de 1920px x 1080px.
• " Couleur du bouton " : choisissez la couleur du bouton de validation de l'inscription. Pour ce faire, saisissez la couleur hexadécimale de votre charte ou choisissez une couleur dans la palette à disposition.
• " Texte de remerciement " : vous pouvez personnaliser votre message de remerciement dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier. Il apparaitra lorsque le participant aura validé son inscription.
• " Texte en cas de refus " : vous pouvez personnaliser votre message en cas de refus de l'invitation dans la zone dédiée. Il vous est possible d'enrichir ce dernier. Il apparaitra lorsque le participant aura refusé son inscription.

Étape 3

Rendez-vous dans le bloc " Champs ". Ici les champs " Nom ", " Prénom " et " E-mail " sont obligatoirement affichés et requis dans le formulaire d'inscription. 

Vous trouverez ensuite les champs proposés par défaut par Eventdrive (entreprise, fonction...).

Cochez ceux que vous souhaitez rendre visibles sur le formulaire d'inscription dans la colonne " Afficher ". 

Si par ailleurs, des champs doivent selon vous être obligatoirement complétés par vos participants, vous devez les cocher dans la colonne " Requis ". 

Procédez à la même manipulation pour vos champs personnalisés. Consultez l'article Comment personnaliser les champs d'inscription ? pour les paramétrer.

Étape 4

Enfin, référez-vous au troisième et dernier bloc " Paramètres ". 

• " Visibilité " : choisissez la visibilité de votre formulaire d'inscription à savoir publique ou privée. Consultez l'article Quelle est la différence entre le formulaire d'inscription privé ou public ? pour comprendre la distinction.
• " Permettre aux participants d'accepter ou refuser l'invitation " : cette option est visible dès lors où vous optez pour un formulaire privé. Il est préférable de la cocher afin d'avoir la liste à jour des participants confirmés et refusés.
• " Le formulaire d'inscription est " : vous pouvez ouvrir ou fermer le formulaire d'inscription en cochant la case dédiée.
• " Ferme automatiquement le formulaire d'inscription " : configurez la fermeture automatique ou non du formulaire d'inscription. Consultez Comment fermer mon formulaire d’inscription ? pour comprendre les 3 options possibles. 
• " Les participants doivent créer un mot de passe pour s'inscrire " : dans le cadre d'une application, il est fortement recommandé de cocher la case  afin que les participants puissent se créer un mot de passe et aient un accès à votre application.
• " Inclure le site de présentation dans ce formulaire d'inscription " : liez votre site internet de présentation à votre formulaire d'inscription, en cochant la case dédiée. Les participants pourront disposer d'informations relatives à votre événement (agenda, informations pratiques, intervenants...).
• " Sélectionnez un e-mail de confirmation d'inscription " : choisissez un e-mail de confirmation d'inscription en sélectionnant dans le menu déroulant l'e-mail concerné. Ce dernier sera automatiquement envoyé dès lors qu'un participant s'inscrit. Consultez l'article Comment créer un e-mail de communication pour le rédiger.
• " Sélectionnez un e-mail de confirmation si refus " : choisissez un e-mail de confirmation de refus en sélectionnant dans le menu déroulant l'e-mail concerné. Ce dernier sera automatiquement envoyé dès lors qu'un participant décline l'invitation. Consultez l'article Comment créer un e-mail de communication pour le rédiger.

Étape 5

Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite. 

Résumé

• Depuis la rubrique " INVITER ", cliquez sur " Formulaires d'inscription ".
• Renseignez le nom de votre formulaire, le lieu de votre événement ou encore l'image de fond dans le bloc " Info ".
• Dans le bloc " Champs ", activez les champs que vous souhaitez rendre visibles et cochez celles dont vous souhaitez impérativement avoir une réponse depuis la colonne " Requis ". 
• Dans le bloc " Paramètres ", choisissez la visibilité de votre formulaire ou encore l'ouverture ou non de ce dernier.
• Dans la mesure où vous disposez d'une application, il est recommandé de demander à vos participants de se créer un compte.
• Enfin, vous pouvez lier votre site internet de présentation et un e-mail de confirmation et/ou refus à votre formulaire.