Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’ajouter des informations sur les participants, sans toutefois les leur demander.
Cette fonctionnalité permet par exemple d’attacher à chaque participant :
- Le nom et l’adresse de l’hotel dans lequel il est hébergé
- Son numéro de chambre, une fois complété par l’hotelier
- Le numéro du taxi à contacter pour se rendre sur le lieu de l’évènement
- Leur numéro interne pour utilisation des données post-évènement
- Une donnée spécifique résultant d’une formule (telle que inscrit transport en commun + hotel = numéro de location de véhicule)
Si toutefois la donnée est partagée entre plusieurs individus, il peut être plus pertinent d’ajouter ces derniers dans un groupe.
Ce cas de figure existe en particulier lorsque vous constituez des équipes.
Nous vous conseillons de consulter l’article “Comment créer un groupe” pour adresser ce cas de figure.
Si les informations sont individuelles, elles pourront ensuite être incluse automatiquement dans les mails et sur les badges du participant, au même titre que son nom, prénom, ou encore société.
Pour ce faire,
1 - Rendez-vous dans le back office section “Formulaire d’inscription”
2 - Créez un formulaire d’inscription vierge. Note : nous vous conseillons de donner à ce formulaire un nom spécifique tel que : “Back Office - Ne pas supprimer, ne pas modifier”
3 - Ajoutez des champs dans le formulaire d’inscription correspondant au type de donnée que vous souhaitez renseigner (Exemple : texte sur une ligne pour le nom de l’hotel, texte sur plusieurs lignes pour l’adresse de l’hotel).
4 - Complétez les noms de colonnes avec des variables compréhensibles. Les noms de colonnes se retrouveront dans votre export excel.
5 - Sauvegardez ce formulaire d’inscription. Pour éviter toute mauvaise manipulation, nous vous recommandons de passer ce formulaire en privé.
6 - Rendez-vous dans l’onglet inviter → Participants
7 - Sélectionnez un participant au hasard
8 - Cliquez sur “Pour la selection” puis selectionnez CSV ou XLSX suivant votre méthode d’export préférée
9 - Cliquez sur “Go”
10 - Sélectionnez les champs à exporter que vous venez de créer précédemment, ainsi que les champs nom, prénom et email qui sont obligatoires.
Vous vous retrouvez alors avec un fichier comprenant les bonnes en têtes de colonnes, qu’il vous suffit de compléter pour pouvoir ajouter des données à un participant.
Ces informations seront liées au participant, et vous les retrouverez sous formes de balises personnalisées dans les mails, ou les éditeurs de badge.
Note : le principe est également applicable au niveau de toute l’organisation, en créant des champs personnalisés globaux.
⚠️ Si vous supprimez des questions du formulaire, les données inscrites seront définitivement perdues.