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Étape 1
Rendez-vous dans la rubrique " INFOS " puis " Documents ".
Étape 2
Renommez votre service " Documents " comme vous le souhaitez et ajoutez-y une description si nécessaire.
Étape 3
Suivez les étapes ci-dessous en fonction, si il s'agit d'un ajout en masse de plusieurs documents via un fichier ou d'un ajout individuel manuellement.
Ajout en masse des documents via un fichier
Si vous disposez d'un grand nombre de documents à intégrer, privilégiez l'import massif. Il vous suffit de compléter le fichier dédié avec les liens qui hébergent vos documents. Souvent il s'agit de l'adresse d'un serveur " https:// ". En utilisant ce fichier, l'intégration sera plus rapide.
Étape 5
Téléchargez le fichier d'exemple à votre disposition en cliquant sur le menu déroulant " Télécharger le fichier d'exemple " et en sélectionnant le format souhaité (.csv, .xls ou .xlsx).
- Ne supprimez aucune colonne même si vous n'avez pas rempli certaine.
- Ne changez pas l'intitulé des colonnes (première ligne).
Étape 6
Remplissez les champs du fichier :
- " Rank " : commencez par 0, puis 1 ainsi de suite afin de donner l'ordre souhaité.
- " Name " : attribuez un intitulé à vos documents.
- " Description " : donnez, si vous le souhaitez, une description à chacun de vos documents.
- " Path " : entrez les liens sécurisés (https://...) où sont hébergés chacun de vos documents.
- " Tags " : attribuez une catégorie si vous le souhaitez à vos documents.Cela permettra à vos participants de filtrer les documents sur l'application. Si un document contient plusieurs tags, alors il faut les séparer d'une virgule sans espace. Ex : digital,innovation
Étape 7
Enregistrez votre fichier.
Étape 8
Depuis l'outil d'administration, glissez votre fichier dans la zone dédiée " Ajouter plusieurs documents " et appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite.
Étape 9
Une fois vos documents importés, liez chacun d'entre eux à une ou plusieurs session(s) de l'agenda si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez sur la zone prévue à cet effet " Lier à une session " puis sélectionnez la ou les sessions concernée(s) à l'aide du menu déroulant.
Étape 10
Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite.
Ajout individuel de documents
Si vous ne disposez pas d'un grand nombre de documents ou si vous avez l'intention de les ajouter au fur et à mesure, privilégiez l'ajout individuel de vos documents.
Étape 5
Cliquez sur " Ajouter un document ".
Étape 6
Depuis le bloc " Éditer : Documents ", entrez les éléments ci-dessous :
- " Nom du document " : nommez votre document.
- " Description du document " : ajoutez-y une description si vous le souhaitez.
- " Télécharger un fichier " : faites glisser votre document dans l'espace dédié.
- " Ou ajouter un lien " : si votre document est hébergé sur un serveur vous pouvez directement renseigner le lien sécurisé (https://...) dans le champ.
- " Définissez une ou plusieurs catégories pour votre liste d'éléments " : définissez des tags à votre document si vous le souhaitez.
Étape 7
Liez votre document à une ou plusieurs session(s) de l'agenda si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez sur la zone prévue à cet effet " Lier à une session " puis sélectionnez la ou les sessions concernée(s) à l'aide du menu déroulant.
Étape 8
Cliquez sur le bouton " Enregistrer ".
En résumé :
- Ajoutez vos documents individuellement ou en masse à votre convenance.
- Rendez-vous dans la rubrique" INFOS " puis " Documents ".
- Ajout en masse de documents via un fichier : téléchargez le fichier d'exemple en cliquant sur " Télécharger le fichier d'exemple " et sélectionnez le format souhaité (.csv, .xls ou .xlsx). Complétez au minimum le champ " Rank ", " Name " et " Path ". Dans la colonne " Rank ", ordonnez vos documents en commençant par 0, puis 1 ainsi de suite. Dans la colonne " Name ", attribuez un nom à vos documents. Dans la colonne " Path ", entrez le lien sécurisé (https://) sur lequel est hébergé chacun de vos documents. Enregistrez votre fichier et glissez-le dans la zone prévue à cet effet. Pour finir, cliquez sur " Enregistrer ".
- Ajout individuel de document : cliquez sur " Ajouter un document ", donnez un nom à ce dernier et une description si besoin. Faites glisser le document dans la zone prévue à cet effet, sans quoi vous pouvez entrer le lien sécurisé sur lequel est hébergé votre document.
- Si besoin, vous pouvez définir des tags ou encore lier votre document à une session de l'agenda. Pour finir, cliquez sur " Enregistrer ".
- Si un document contient plusieurs tags, alors il faut les séparer d'une virgule sans espace. Ex : digital,innovation
- Si vous souhaitez lier vos documents à des sessions de l'agenda, il faut le faire au cas par cas.
Remarques :
- Tous les formats sont acceptés.
- Le poids maximum accepté par document est de 16Mb.
- La création de tags permet aux utilisateurs de rechercher de manière ciblée les documents par catégorie. Ex : Marketing, Finance, RH...
- Par défaut, les 2 des 3 options de la fonctionnalité " Documents " sont activées. Pour la mise en favoris de vos documents ou encore le filtre, cliquez depuis le service " Documents " sur " Options avancées " qui se trouve en bas de page. Vous pourrez ainsi gérer chacune des options proposées.