Préparer votre Live sur Eventdrive – Centre d'aide Eventdrive

Avec Eventdrive, vous pouvez créer un live pour vos évènements.

Sur cet article, vous trouverez la meilleure façon de le préparer.

Vous êtes event manager, modérateur ou intervenant sur un live ? Ce document est essentiel, il vous aidera à vous préparer et garantir la réussite de votre événement.

2 semaines avant le live

Un mail d'invitation doit être envoyé aux modérateurs et intervenants de votre live. Ce mail, envoyé avec Eventdrive, doit rappeler :

les dates et heures de répétition et du live le jour J
le matériel à prévoir (cf. ci-dessous)
le tests technique à effectuer (cf. ci-dessous)
le lien de connexion personnel au live avec le lien spécial Live stream : %liveStreamUrl%

🔗 En savoir plus sur la personnalisation d'email ? Suivez ce lien ! Contactez-nous pour revoir ce mail ensemble et en faire un modèle pour tous vos événements !

Rôles
Deux rôles, modérateur et présentateur, sont disponibles pour vos lives.

Pour que le modérateur puisse accéder à la modération, vous devez lui attribuer un rôle depuis la liste des participants.

Attention, si votre modérateur n'est pas déclaré comme tel, alors un message d'erreur apparait au moment de se connecter à la modération.

Envoyer un mail aux modérateurs pour qu'ils puissent :

- être automatiquement reconnus et allumer leur caméra et leur micro

- Lancer le live

- Diffuser les vidéos

- Lancer les présentations

- Modérer les messages dans le chat

Pour déclarer un modérateur/présentateur sur votre live, il est nécéssaire que ce dernier figure dans le listing des participants.

Rendez-vous dans le menu Inviter -> Participants puis rechercher le nom de votre modérateur dans la liste grâce aux filtres.

Dans la colonne rôle (utilisez les vues si elle n'est pas affichée), sélectionnez le rôle Modérateur.

La même action est nécessaire pour que le présentateur puisse recevoir les éléments envoyés pas les modérateurs.

🎥 Matériel

Les modérateurs et intervenants doivent s'équiper :

d'un ordinateur avec le navigateur Chrome (avec une version 81 ou supérieure) Attention : En dehors de Chrome, Edge (2022 et plus récents) et de Safari, les autres navigateurs sont bloqués pour la prise de parole des intervenants et des modérateurs
d’un cable ethernet pour se connecter à internet en filaire et éviter le wifi : le wifi va vite mais n’est pas stable
d'un micro-casque (comme celui de votre smartphone par exemple)
d'une webcam USB si vous souhaitez une meilleure image

☝️ Interactivités

Définir les interactivités nécessaires à votre événement
Paramétrer les services et l'endroit d'affichage (App ou Live)
Mettre le contenu des interactivités (questions/réponses des Quiz...)
Si diffusion des interactivités, préparation du Wall (sur le même ordinateur que la diffusion)

🎦 Pour en savoir plus, voici des articles pour vous aider :

⚙️ Tests techniques

Nous vous invitons désormais à réaliser des tests techniques pour vérifier votre connexion et votre matériel. Connectez-vous au live grâce au lien reçu par email.

1. Test sur la page d’accueil du Live

Cliquez sur le lien : “je veux d'abord tester ma configuration et ma connectivité”
Choisissez ensuite votre caméra et micro :

2. Test sur la page du live, dans les paramètres

Cliquez sur le lien : “je veux d'abord tester ma configuration et ma connectivité”
Choisissez ensuite votre caméra et micro :

Lancez le test, tous les indicateurs doivent être au vert :

⚠️ Le dispositif de test devra être le même que celui utilisé le jour du live.

🛠 Vous constatez un problème ? Notre équipe Customer Success peut vous aider.

Vous travaillez avec une régie ?

Communiquez leur le lien RTMP du live qu'ils devront diffuser. Il est disponible sur le back-office Eventdrive, dans l'espace de votre événement et dans le menu Live streaming.

Une réalisation plus complexe ?

Si vous envisagez un live plus complexe faisant intervenir une régie et des intervenants à distance depuis leur ordinateur alors tout le monde, y compris la régie, se connectera comme un intervenant. Notre équipe Customer Success peut vous aider.

4 jours avant le live

Répétition en situation pour les intervenants

Retrouvez-vous sur le live Eventdrive et prévoyez 15 à 30 minutes.
Testez la vidéo, le micro et le partage d'écran de chacun.
Si nécessaire, expliquez les boutons disponibles sur l'interface du live.
Présentez les éventuelles interactivités (questions, votes...) qui auront lieu le jour du live.
Rappelez que vous vous retrouverez en salle d'attente 20 minutes avant le début du live le jour J.

Ayez l'œil, vérifiez la mise en scène

Ne pas se mettre en contre-jour : la caméra ne doit pas viser une source de lumière comme une lampe ou le soleil.
Se tenir droit et assez haut. Il faut éviter la contre-plongée : demandez aux intervenants de surélever leur caméra ou leur ordinateur pour un meilleur angle de vue.
Identifiez les éventuels participants qui n'ont pas de micro et dont le son raisonne : leur demander de s'équiper.