Avec Eventdrive, vous pouvez créer des catégories d'événements. Vous avez aussi la possibilité de créer des modèles d'événements, de budgets et de mails.
- Catégories d’événements
- Modèles d’événements
- Paramètres des budgets
- Modèles de budgets
- Modèles d’e-mails
- Média
Catégories d’événements
Vous avez la possibilité de créer des catégories pour vos évènements. En effet, dans un objectif de suivi et de reporting de votre organisation, vous pourrez analyser vos résultats en fonction du type d’événement organisé.
Vous pouvez créer le nombre de catégorie que vous souhaitez, la seule limite est qu’il n’y a que 3 niveaux maximum de catégorie. Autrement dit, vous ne pourrez avoir que 3 niveaux d’arborescence.
Voici un exemple :
Modèles d’événements
Afin de vous faire gagner du temps sur vos événements récurrents, vous pouvez faire des modèles d’événements. Vous pouvez mettre l’ensemble des informations que vous souhaitez dedans. Ainsi quand les organisateurs créeront un nouvel événement (au niveau du Tableau de Bord), on leur proposera deux options :
- Créer un nouvel événement (autrement dit de rien, donc sans pré-remplissage)
- Créer un événement à partir d'un modèle (et devra choisir parmi les modèles proposés)
⚠️ On vous conseille de ne pas mettre de budget ou des emails dans vos événements car
ils ont leur propre type de modèle et ceci seront accessible sur l’ensemble de vos
événements.
Paramètres des budgets
Cette section vous permettra de créer l’ensemble des informations utiles à vos futurs budgets. Voici la liste des informations que vous pourrez créer :
- Catégories: vous pouvez créer des catégories de manière à classer vos postes de dépenses (ex : Location, Restauration…). On vous demandera la TVA par défaut pour chaque catégorie.
- Statuts : vous pouvez créer des statuts pour connaitre l’avancement de chaque dépense (ex : En attente de devis, paiement fait…)
- Fournisseurs : vous pouvez entrer les noms de vos fournisseurs et les classer selon les catégories précédemment créées. Vous pouvez également y associer des informations de contact.
- Responsables validation: vous pouvez définir les responsables de validation en ajoutant leurs noms et emails. Ces valideurs peuvent ne pas avoir de compte Eventdrive, ils auront juste à valider avec un document PDF attaché correspondant à votre demande.
- Centre de coûts : vous pouvez définir les centres de coûts internes associés à votre budget pour savoir ensuite la répartition entre eux.
⚠️ Ces paramètres sont appliqués à l'organisation entière et sont disponibles pour
l'ensemble des événements de l'organisation.
Modèles de budgets
Dans le cas d’un budget récurent avec des particularités ou une complexité. Vous pouvez créer un modèle qui sera accessible à l’ensemble des organisateurs d’événement de votre organisation. Vous pouvez créer autant de modèle que vous souhaitez.
Lors de l’ajout d’un budget, le participant aura la possibilité de choisir un budget vide ou un budget enregistré comme modèle.
Il vous sera possible de pré-remplir les couts et les recettes d’un événement.
Il est possible de créer un budget depuis cet onglet, mais qu’il est aussi possible de sauvegarder un budget existant « en tant que modèle ».
⚠️ Toutes informations mises dans le modèle sont modifiables par les organisateurs
sur l'événement créé.
Seules les personnes qui ont les droits peuvent sauvegarder un budget en tant
que modèle (possible en tant qu’Owner d’une organisation)
Modèles d’e-mails
Afin de faciliter la vie de vos collaborateurs ou pour uniformiser votre communication, vous avez la possibilité de faire des modèles d’emails.
Lors de l’ajout d’un email, l'organisateur aura la possibilité de choisir entre un email vide, une construction d’email type ou un email enregistré comme modèle par vos soins.
⚠️ Tous les emails enregistrés seront visibles et utilisables par l’ensemble de vos
organisateurs.
Attention au doublon avec les emails enregistrés dans les modèles d’événement.
Média
Cet onglet vous permet de créer une base de visuel pour toute votre organisation. Ces visuels seront visibles pour tous vos collaborateurs lors de la création d’un email.
Vous pouvez, par exemple, mettre les déclinaisons de vos logos, des photos de fond souvent utilisé …
⚠️ Faites attention à la taille de vos images, en effet, elles seront mises en l’état
dans vos emails et la plupart des services de mail bloquent les emails dépassant un
certain poids.