Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d'administrer le budget de votre évènement.
Retrouvez vos budgets d'évènements dans le menu Planifier → Budget.
Chaque budget associé à votre évènement se décompose en quatre onglets :
L'onglet Tableau de bord
Dans cet onglet, retrouvez l'intégralité des informations ajoutées, mises en forme pour une comprehension rapide.
Le menu Devise du budget vous permet de choisir la devise utilisée pour votre évènement.
L'indicateur Statut de validation vous permet de suivre l'état de validation de votre budget.
Sous ces deux indicateurs, un simulateur vous permet de calculer en temps réel de multiples indicateurs :
- Prévision : Vos dépenses totales prévisionnelles.
- Coût prévisionnel par participant : Vos dépenses prévisionnelles par participant.
- Coût réel : Vos dépenses réelles.
- Coût réel par participant : Vos dépenses réelles par participants.
Un champ intitulé Estimation du nombre de participants vous permet de calculer en temps réel un estimatif de vos coûts réels et prévisionnels :
Différents tableaux vous présenteront les postes de dépenses regroupés par catégorie, centres de coûts, ou fournisseurs.
L'onglet Coûts
L'onglet Coûts vous permet de saisir l'ensemble des dépenses prévisionnelles ou réelles de votre évènement.
Pour plus d'informations sur la saisie de vos postes de dépenses, consultez l'article suivant : Comment saisir des lignes de dépenses dans mon budget ?
L'onglet Recettes
Tout comme l'onglet coûts, l'onglet Recettes vous permet de saisir l'ensemble des recettes prévisionnelles ou réelles de votre évènement.
Si vous ne savez pas comment saisir des lignes de recettes, consultez notre article Comment saisir des lignes de recettes dans mon budget ?
L'onglet Cycle de validation
L'onglet Cycle de validation permet d'envoyer les demandes de validation de budget, et de suivre le processus de validation.
Vous y retrouverez les informations suivantes :
- Statut de validation : suivez le statut de validation de votre budget.
- Coût prévisionnel : évolution du coût total prévisionnel.
- Coût prévisionnel par participant : évolution du coût prévisionnel moyen par participant.
- Coût réel : évolution des du coût total réel.
- Prévision par participant : évolution du coût réel moyen par participant.
- Destinataires : liste des responsables de validation du budget à sélectionner.
- Langue de l'email : choisissez la langue par défaut utilisé dans les emails de demande de validation de budget.
Un affichage chronologique vous permet de suivre aisément les étapes de validation de votre budget.
Options complémentaires :
Trois options visibles en haut à droite sont communes à tous les onglets.
Veuillez noter que l'accès à ces options est conditionné à vos droits sur la plateforme.
- Paramètres : modifiez les paramètres appliqués à l'ensemble des événements de votre organisation (Catégories, Statuts, Fournisseurs, Responsables validation, Centres de coûts).
- Sauvegarder en tant que nouveau modèle : sauvegardez le budget actuel en tant que modèle pour vos prochains événements.
- Exporter : exportez le budget (dashboard/dépenses/recettes) en fichier Excel.