Lorsque vous créez un budget, vous arrivez sur un tableau de bord composé des élements suivants :
L'onglet " Tableau de bord "
- " Devise du budget ": choisissez la devise utilisée pour le budget de votre évènement.
- " Estimation du nombre de participants " : Eventdrive reprend par défaut le nombre de participants présent dans votre liste de participants. Vous pouvez modifier cette estimation en fonction du nombre réel ou estimé de participants invités.
- " Statut de validation " : suivez l'état de validation de votre budget.
- " Coût prévisionnel " : évolution des dépenses totales prévisionnelles.
- " Coût prévisionnel par participant " : évolution du coût prévisionnel moyen par participant.
- " Coût réel " : évolution des dépenses totales réelles de votre événement.
- " Prévision par participant " : évolution du coût réel moyen par participant.
- Un tableau au centre gauche résume les dépenses par catégories de manière visuelle.
- Un tableau au centre droit résumé les écarts entre les dépenses prévisionnelles et réelles par catégorie en colonnes.
- Un tableau en bas à gauche résume ces différences de coûts par catégorie.
- Un tableau en bas à gauche résume ces différences de coûts par fournisseur.
L'onglet " Coûts "
- " Tableau des dépenses " : récapitulatif des dépenses de votre évènement.
Si vous ne savez pas comment saisir des lignes de dépenses, consultez notre article Comment saisir des lignes de dépenses dans mon budget ?
- " Documents des fournisseurs " : liste des documents liés à vos fournisseurs (comme des devis et des factures par exemple).
L'onglet " Recettes "
- " Tableau des recettes " : récapitulatif des recettes de votre évènement.
Si vous ne savez pas comment saisir des lignes de recettes, consultez notre article Comment saisir des lignes de recettes dans mon budget ?
L'onglet " Cycle de validation "
- " Statut de validation " : suivez le statut de validation de votre budget.
- " Coût prévisionnel " : évolution du coût total prévisionnel.
- " Coût prévisionnel par participant " : évolution du coût prévisionnel moyen par participant.
- " Coût réel " : évolution des du coût total réel.
- " Prévision par participant " : évolution du coût réel moyen par participant.
- " Destinataires " : liste des responsables de validation du budget à sélectionner.
- " Langue de l'email " : choisissez la langue par défaut utilisé dans les emails de demande de validation de budget.
Autres fonctions (en haut à droite)
- Paramètres " : modifiez les paramètres appliqués à l'ensemble des événements de votre organisation (Catégories, Statuts, Fournisseurs, Responsables validation, Centres de coûts).
- " Sauvegarder en tant que nouveau modèle " : sauvegardez le budget actuel en tant que modèle pour vos prochains événements.
- " Exporter " : exportez le budget en fichier Excel.