Avec Eventdrive, vous pouvez proposer à vos participants de réserver un créneau sur vos ressources (salles de rendez-vous, espaces, restauration, transport ou visites) et d'y ajouter des équipements ou des services.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment configurer et piloter votre module de Réservation de ressources.
- À quoi sert le module de réservation de ressources ?
- Pré-requis : comment activer le module ?
- Comment configurer votre module de réservation de ressources ?
- Comment ouvrir les réservations à vos participants ?
- Quels emails sont envoyés automatiquement ?
- Comment vos participants réservent-ils une ressource ?
À quoi sert le module de réservation de ressources ?
- Réservez des créneaux de visites sur un stand
- Faire des demandes de rendez-vous
- Réserver des places dans un espace de restauration
- Envoyer des demandes à déjeuner
- Faire des demandes d'équipements (moniteur, vidéoprojecteur, champagne...)
- Faire des demandes de services (déjeuners, formations, autographes...)
- Réserver un créneau de transport
Pré-requis : comment activer le module ?
Le module de réservation de ressources dépend de l'abonnement de votre organisation. Si le module n'apparaît pas dans le menu de votre évènement, contactez votre gestionnaire de compte (CSM) pour l'ajouter à votre offre.
⚠️ Tant que le module n'est pas activé pour votre organisation, l'ensemble des écrans
« Réservation de ressources » reste inaccessible. C'est le premier point à vérifier
si vous ne voyez pas la fonctionnalité.
Comment configurer votre module de réservation de ressources ?
Depuis le centre d'administration de votre évènement, rendez-vous dans le menu Planifier > Réservation de ressources. Vous retrouverez 3 sous-menus :
Services
Depuis ce menu, vous pourrez créer une liste d'équipements et de services disponibles pendant votre évènement.
Vous pourrez y préciser des informations comme :
- Le nom
- La catégorie (équipement ou service)
- Le coût du service ou de l'équipement
- L'unité du coût (champ libre : personne, heure, jour, appareil...)
- Le nombre disponible en stock
- Le nom du prestataire
⚠️ Bon à savoir : le stock d'un service est partagé entre toutes les ressources
qui l'utilisent. Le nombre restant affiché pour une ressource tient donc compte
de ce qui a déjà été réservé ailleurs : une pénurie peut venir de réservations
faites sur une autre ressource utilisant le même service.
Ressources
Depuis le menu de Ressources, vous pourrez ajouter vos différents espaces dans le calendrier de réservation.
Vous pourrez ajouter les informations suivantes :
- Le nom de la ressource
- La durée des créneaux (durée minimale des réservations)
- Le premier créneau réservable : l'heure à partir de laquelle vos participants peuvent réserver. Les créneaux placés avant cette heure apparaissent grisés et ne sont pas réservables
- L'objectif ou l'objet de cette ressource : correspond au type de la réservation possible et permet un filtre dans le calendrier
- La capacité maximale
- L'emplacement de la ressource (localisation)
- Les services et équipements associés à cette ressource
Associer des services à une ressource donnera la possibilité à vos participants d'ajouter les équipements ainsi que différents services lors de la réservation - La quantité disponible
- L'option « Permettre les réservations multiples » permet à la ressource d'accepter plusieurs réservations sur le même créneau : plusieurs participants peuvent alors réserver le même créneau en parallèle. C'est notamment utile pour un service de restauration, par exemple pour réserver une place au déjeuner
- Des options de restriction par groupe
- Un accompagnateur obligatoire, si vous exigez qu'au moins une personne accompagne le participant
- La possibilité de lier un formulaire pour forcer les participants à s'inscrire à un formulaire avant de pouvoir accepter l'invitation à une ressource
Regrouper des ressources (ressources jumelées)
Pour créer une ressource jumelée, vous devez créer une nouvelle ressource dédiée, à laquelle vous associez les ressources simples que vous souhaitez regrouper (par exemple des cloisons amovibles qui réunissent plusieurs salles). La capacité de la ressource jumelée est alors calculée automatiquement en additionnant celle des ressources regroupées.
⚠️ Réserver une ressource jumelée bloque aussi ses ressources d'origine sur le même
créneau (et inversement). Une ressource déjà utilisée dans un regroupement, ou
qui possède des réservations confirmées, ne peut pas être supprimée seule.
Ouvrir/fermer une ressource
En cliquant sur ce sous-menu, vous êtes redirigé sur une version administrateur de l'outil de réservation des ressources vous permettant d'ouvrir et fermer certains créneaux.
Fermer une ressource rend les réservations impossibles sur des créneaux donnés. Cela est notamment utile quand vous avez des besoins de mise en place ou que les ressources ne sont pas encore disponibles ou plus disponibles.
Exemple : tôt le matin ou tard le soir, ou lors de la mise en place d'un restaurant qui ne sera ouvert qu'entre midi et 15h.
Les filtres
En haut de cette page, vous retrouverez les différents filtres vous permettant de retrouver plus facilement vos ressources.
Pensez bien à réinitialiser ces filtres pour afficher
l'intégralité de vos ressources.L'ouverture et la fermeture des ressources
Vous pouvez les sélectionner en cliquant sur les différents créneaux, vous pouvez par la suite choisir de les ouvrir ou de les fermer pour contrôler les disponibilités proposées à vos participants.
Vos participants ne peuvent réserver que les créneaux ouverts.
Les boutons d'ouverture et de fermeture de créneaux sont disponibles en bas de page.
En rouge, vous retrouverez vos créneaux fermés et en blanc les créneaux ouverts :
Le bouton « Period management » vous permet d'ouvrir et fermer tous vos créneaux depuis un menu dédié.
⚠️ Vous ne pouvez pas fermer une période si certains de ses créneaux font déjà
l'objet de réservations.
Gérer les demandes de réservation
Depuis ce menu, vous pouvez voir toutes les demandes de réservations. Vous pouvez les rechercher, les valider ou les refuser, et gérer chaque réservation :
- Valider ou refuser une demande : à la validation, la réservation est confirmée et l'invitant est prévenu par email
- Renvoyer les invitations : le bouton « Renvoyer les invitations » relance en une fois tous les invités qui n'ont pas encore répondu ; l'option « Renvoyer l'invitation » (menu à roue crantée d'une ligne) ne relance que la réservation concernée
- Modifier le nom d'une réservation directement depuis la liste, via l'icône crayon
- Exporter les demandes au format CSV ou XLSX (ressource, statut, services, date/heure, coordonnées de l'invitant, notes...)
Si une demande est en attente de validation ou refusée, les invités ne reçoivent aucun mail.
Une fois la demande validée, les invités recevront une demande de confirmation de présence au créneau réservé.
⚠️ Important, le refus automatique en cascade : lorsque vous validez une demande,
les autres demandes en attente sur le même créneau qui ne tiennent plus dans la
capacité restante (ou dont le service partagé est épuisé) sont automatiquement
refusées. Un avertissement vous liste ces demandes avant que vous confirmiez.
Côté participant, une demande peut donc passer « Refusée » sans action directe
sur la sienne, simplement parce qu'une autre a été validée en premier.
Accès du personnel de réception
Le menu Accès du personnel de réception mettra à votre disposition des QR codes ainsi que des liens d'accès pour vos agents d'accueil. Aucun compte utilisateur n'est nécessaire : munis du lien, ils accèdent à un calendrier de réservation dédié pour :
⚠️ Pré-requis : l'organisateur qui a créé l'évènement (event manager principal) doit
obligatoirement faire partie de la liste des participants. Dans le cas contraire,
l'accès agents d'accueil renvoie une erreur 403.
- Rechercher une réservation (par nom, société, numéro...)
- Créer, modifier ou annuler une réservation sur place
- Émarger les participants depuis la fenêtre de détail d'une réservation (un interrupteur par personne, ou un interrupteur pour tout le monde)
- Basculer sur une vue en grille optimisée qui affiche, d'un coup d'œil, la disponibilité de toutes les ressources sur tous les créneaux de la journée : idéale pour l'accueil des visiteurs sans rendez-vous
Vous pouvez émarger vos participants directement depuis cette interface hôte d'accueil. Note : l'émargement se fait sur le checkpoint créé automatiquement pour la ressource.
🖼️ Capture à ajouter : l'émargement par interrupteur (aucune capture disponible pour l'instant).
⚠️ Point de vigilance : toute personne disposant du lien ou du QR code peut
consulter et gérer les réservations concernées, sans authentification
supplémentaire. Ne partagez ces accès qu'avec votre personnel d'accueil.
⚠️ Bon à savoir : les réservations faites par le personnel de réception sont
directement confirmées, sans validation par un organisateur. Celles faites
par vos participants via leur lien nominatif suivent, elles, le circuit décrit
dans « Gérer les demandes de réservation ».
Comment ouvrir les réservations à vos participants ?
Pour que vos participants puissent commencer à réserver des créneaux, vous devez leur envoyer un lien nominatif vers le module de réservation de ressources.
En apprendre plus sur Comment ajouter des liens spéciaux à mon email ?
Quels emails sont envoyés automatiquement ?
Le module envoie automatiquement plusieurs emails (en français et en anglais selon la langue du destinataire) :
- Une nouvelle demande de réservation prévient les gestionnaires ; l'invitant reçoit un accusé « votre demande sera examinée prochainement »
- La validation ou le refus d'une demande est notifié à l'invitant (une invitation au calendrier .ics est jointe à la validation)
- Chaque invité reçoit une invitation à rejoindre la réservation, avec les boutons pour confirmer ou décliner ; il est aussi prévenu s'il est retiré de la réservation
Un tag de personnalisation %attendeebookings% vous permet d'insérer, dans vos emails de campagne, le récapitulatif des créneaux confirmés à venir d'un participant (date, horaire, nom de la réservation, ressource et lieu).
⚠️ Si votre organisation a désactivé l'envoi automatique des emails, les
invitations aux invités ne sont pas envoyées.
Comment vos participants réservent-ils une ressource ?
Cet article vous a expliqué comment configurer et piloter le module côté centre d'administration. Pour voir comment se passe la réservation du point de vue de vos participants, consultez l'article Comment réserver un créneau dans le module de réservation de ressources ?
Bon à savoir
À ne pas confondre avec le Rooming, qui permet à vos participants de choisir avec qui partager une chambre d'hôtel : ici, il s'agit de réserver des ressources de votre évènement.
Notre équipe support reste à votre disposition par email à support@eventdrive.com.