Vous avez créé des groupes de participants pour mieux cibler vos communications ou encore parce que vous souhaitez mettre en place des agendas personnalisés pour vos participants.
Si vous pouvez rattacher manuellement des participants et des sessions d'agenda dans un groupe, cela peut toutefois devenir chronophage.
Dans cet article découvrez 3 techniques qui vous permettent d'ajouter des participants dans un groupe.
Veuillez noter que pour les deux premières techniques les participants doivent déjà avoir été ajouté dans la liste.
Étape 1
Depuis l'outil d'administration Eventdrive, créez vos groupes de participants d'après l'article : Comment créer un groupe de participants ?
Technique 1 : ajoutez manuellement les participants dans le groupe
Étape 2
Allez dans la rubrique " INVITER ", " Participants " puis cliquez sur le volet " Groupes de participants ".
Étape 3
Éditez le groupe souhaité, en cliquant sur le bouton " 0 participant(s) " du groupe dans lequel vous souhaitez ajouter des participants.
Étape 4
Cliquez manuellement sur les curseurs des participants que vous souhaitez lier au groupe en question.
Technique 2 : ajoutez des participants directement dans le groupe
Étape 2
Allez dans la rubrique " INVITER ", " Participants " puis cliquez sur le volet " Groupes de participants ".
Étape 3
Éditez le groupe souhaité, en cliquant sur le bouton " 0 participant(s) " du groupe dans lequel vous souhaitez ajouter des participants.
Étape 4
Remplissez le fichier add-attendees_sample.csv ci-joint ou téléchargez le fichier .csv d'exemple en cliquant sur le bouton " ici ".
Dans ce fichier seule l'adresse email est demandée car cette technique implique que vos participants aient déjà été intégrés à la liste des participants.
Une fois complété, enregistrez le fichier. Il est important de l'enregistrer au format .csv
Étape 5
Faites glisser votre fichier add-attendees_sample.csv dans l'espace dédié en haut de page.
Cliquez sur le bouton " Ajouter ".
Un bandeau de confirmation doit apparaître.
Étape 6
Retournez ensuite sur la liste des groupes pour voir si les participants ont bien été importés. Pensez à comparer le nombre de lignes de votre fichier et celles réellement intégrées.
Technique 3 : intégrez la liste de vos participants et constituez directement vos groupes
Étape 2
Allez dans la rubrique " INVITER ", " Participants "
Étape 3
Remplissez le fichier attendees.xls ci-joint ou téléchargez le fichier d'exemple en cliquant sur le bouton "Importer une liste de participants" , " Télécharger le fichier d'exemple " puis choisissez le bon format de fichier adapté à votre appareil informatique.
Renseignez au minimum les trois colonnes obligatoires (first_name, last_name, email).
Puis dans la colonne " groups " renseignez le nom du groupe (que vous avez préalablement créé) dans lequel vous souhaitez placer le participant concerné. Attention, orthographiez le groupe de la même façon que sur la plateforme d'administration. Si l'orthographe diffère, l'outil ne pourra pas prendre en compte l'information.
Une fois complété, enregistrez votre fichier.
Étape 4
Faites glisser votre fichier attendees.xls dans l'espace dédié.
Un bandeau de confirmation doit apparaître.
Étape 5
Retournez ensuite sur la liste des groupes pour voir si les participants ont bien été importés. Pensez à comparer le nombre de lignes de votre fichier et celles réellement intégrées.
Résumé
- Technique 1 : ajoutez manuellement les participants dans le groupe : dans " INVITER ", " Participants ", volet " Groupes de participants ", puis " 0 participant(s) " cliquez manuellement sur les curseurs des participants à ajouter.
- Technique 2 : ajoutez directement les participants dans le groupe : dans " INVITER ", " Participants ", volet " Groupes de participants ", puis" 0 participant(s) " téléchargez et complétez le fichier d'exemple add-attendees_sample.csv avec les adresses emails. Faites glisser le fichier dans l'espace dédié et cliquez sur "Ajouter". Les emails doivent exister dans la liste des participants.
- Technique 3 : intégrez la liste de vos participants et constituez directement vos groupes : dans " INVITER ", " Participants ", puis dans " Ajouter des participants " téléchargez et complétez les trois colonnes obligatoires (first_name, last_name, email) du fichier d'exemple attendees.xls ainsi que la colonne " groups ". Faites glisser le fichier dans l'espace dédié. Les noms des groupes du fichier doivent respecter l'orthographe déjà existante sur la plateforme.
Conseils
- Vérifiez toujours le nombre de participants importés dans les groupes avec le nombre que vous aviez initialement dans votre fichier.
- Choisissez la Technique 2 si vous avez déjà importé votre liste de participants et que vous souhaitez les lier à des groupes.