Avec Eventdrive, vous pouvez créer des emails de A à Z.
Vous souhaitez envoyer des campagnes de mailing à vos participants, les inviter à votre événement... Découvrez dans cet article comment rédiger un email de manière générale et un mail d'invitation.
Étape 1
Depuis l'outil d'administration rendez-vous dans la partie " INVITER ", puis " Mailing " et enfin " Paramètres " et renseignez les champs suivants :
- « Adresse de l'expéditeur » : cette option vous permet de personnaliser si nécessaire une partie de l’adresse email expéditrice de vos emails envoyés via Eventdrive.
- " Nom de l'expéditeur " : Vous pouvez personnaliser le nom d’expediteur de vos emails. Ainsi, les destinataires verront ce nom comme étant expéditeur. Si vous ne remplissez pas cette option, le nom de l’expéditeur sera par défaut le nom de votre événement.
- " Adresse e-mail de réponse " : Si le destinataire du mail répond au mail envoyé, il sera adressé à l'adresse email renseignée dans ce champ ( Ex : il s'agit souvent du mail de l'équipe organisatrice ou de l'organisateur de l'événement). Elle doit être personnalisée et renvoyer vers une adresse mail valide. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez l'article Comment personnaliser l'adresse mail de réponse des e-mails depuis Eventdrive ?
Étape 2
À présent allez dans " E-mails ", cliquez sur " Créer un nouvel e-mail ".
Choisissez si vous préférez partir d'un e-mail vierge ou d'un modèle existant.
Si vous préférez utiliser un modèle, sélectionnez celui souhaité parmi les 4 proposés.
Étape 3
Remplissez les champs ci-dessous :
- " Nom " : donnez un nom à votre mail qui vous servira de repère lors des envois. Ce dernier n'est visible que depuis l'outil d'administration Eventdrive.
- " Sujet " : définissez le sujet de votre mail, il apparaitra pour vos particpants comme « « tant l’objet de l’email .
- " iCalendar " : cochez cette option si vous souhaitez joindre un fichier iCalendar à votre mail, afin que le destinataire puisse ajouter l'événement à son calendrier.
- " Badge " : cette option n'apparaitra seulement si un badge a été crée auparavant sur votre pateforme. Vous pourrez ainsi joindre un badge de l'événement à votre mail, afin que le destinataire puisse le sauvegarder et/ou l'imprimer. Si vous souhaitez créer des badges, lisez l'article Comment créer un badge pour les participants ?
- " Tags " : ajoutez si vous le souhaitez des tags à votre mail, ce qui vous permettra de vous repérer plus facilement si vous détenez un certain nombre de mails dans votre liste. Pour ajouter plusieurs tags, il convient de les séparer d'une virgule sans espace. Ex : vip,gratuit
Étape 4
Découvrez comment créer votre mail à l'aide du bloc de droite et ses 3 volets :
Structurez votre email. Tout d'abord, vous devez créer votre structure (1 seul bloc faisant la totalité de la largeur du mail, 2 blocs divisés en part égale...). Cliquez sur la structure souhaitée et faites glisser à l'endroit voulu dans le corps du mail.
Ajoutez du contenu à l'email. Ensuite, vous pouvez ajouter du contenu comme sur l'image ci-dessous : texte, image, bouton, séparation, espacement, réseau social, icônes...
Cliquez sur le contenu souhaité et faites glisser à l'endroit voulu dans le corps du mail. Ajoutez également des liens vers les différentes parties de votre événement (expliqué plus bas dans l'article).
Corps : enfin, personnalisez les caractéristiques du corps de votre e-mail. Police, couleur de la police, des liens...
Pensez à cliquer sur le bouton " Enregistrer " qui se trouve tout en bas à droite de la page.
Étape 5
Découvrez comment éditer votre mail :
- Pour éditer un bloc texte : cliquez sur la zone du bloc texte, vous verrez apparaître sur fond gris une barre d'outils. Dans l'espace de droite vous retrouvez également des options de mise en forme. Utilisez-les à souhait.
- Pour éditer un bouton : cliquez sur la zone du bouton pour voir apparaître sur fond gris une barre d'outils. Dans l'espace de droite, vous retrouvez l'ensemble des paramètres que vous pouvez configurer et personnaliser pour cet élément.
- Pour éditer un bloc image : cliquez sur le bloc image et consultez l'espace situé à droite pour découvrir les paramètres rattachés à cet élément.
- Pour éditer un bouton réseau social : cliquez sur la zone de bouton des réseaux sociaux, et vous verrez apparaître dans l'espace de droite les champs dédiés pour y intégrer les liens. Vous pouvez supprimer un réseau social ou en ajouter un autre parmi ceux proposés.
Étape 6
Dans l'espace rectangulaire sous votre corps de mail, vous avez la possibilité d'ajouter jusqu'à 5 documents en pièces jointes. Le tout ne doit pas dépasser 10Mo. Les documents doivent être au format .pdf
Étape 7
Pendant la création de votre mail, n'hésitez pas à le visualiser. Pour obtenir un aperçu de votre mail, cliquez sur " Actions " dans le bandeau gris au dessus de votre modèle, puis sur " Aperçu ". Vous obtiendrez alors un aperçu de type affichage de l'e-mail dans un outil de mail classique.
Étape 8
Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite.
⚠️ Si vous souhaitez faire un mail d'invitation et ainsi lier un formulaire d'inscription à votre
e-mail, lisez attentivement ce qui suit.
Mail : Avec un formulaire d'inscription
Étape 1
Tout d'abord, assurez-vous d'avoir créé votre formulaire d'inscription, si ce n'est pas le cas, cet article vous explique comment faire : Comment créer un formulaire d'inscription ?
Afin de lier votre formulaire d'inscription au sein de votre corps de mail, il vous faut ajouter le fameux lien d'enregistrement" %registerLink% " qui va permettre à vos participants d'être redirigés vers le formulaire déjà pré-rempli avec leur nom, prénom et adresse mail.
Pour ce faire, cliquez là où vous souhaitez ajouter le lien d'inscription cela peut-être dans un bouton ou bien au sein d'un texte ou une image.
La barre d'outil apparaît alors au dessus du texte sélectionné ou dans le bloc de droite.
Cliquez sur " Liens spéciaux ".
Puis cliquez sur " Ajouter un lien d'inscription ", sélectionnez le formulaire d'inscription de votre choix, puis choisissez la mention " Inscrire " qui permet au participant de s'inscrire à l'événement.
L'URL qui s'ajoutera est le suivant : " %registerLink% "
Répétez l'opération si vous souhaitez ajouter un lien pour que les participants puissent refuser. Pour ce faire, choisissez le formulaire avec la mention " Refuser ".
L'URL qui s'ajoutera est le suivant : " %declineLink% "
Étape 2
Appuyez sur le bouton " Enregistrer " en bas de page à droite.
Remarques
- Dans le cadre d'un e-mail d'invitation, le lien d'inscription doit être inséré obligatoirement dans le corps.
- Dans le cadre d'un formulaire public, il convient que vous l'envoyiez par vos propres moyens et non Eventdrive.
- Dans le cadre d'un formulaire privé, vous ne pouvez pas communiquer le lien du formulaire dans un outil de mail autre que Eventdrive. Autrement dit, vous ne pouvez pas envoyer les mails d'invitation via votre propre boite mail, tout doit se faire depuis Eventdrive.
- Dans le cadre d'un formulaire privé, les e-mails d'invitation ne doivent pas être transférés, puisque ce dernier est propre au participant.
- En cliquant sur " Liens spéciaux ", vous pourrez également intégrer un lien d'ajout de l'événement à un iCalendar, Google Agenda ou Outlook.
- L’adresse e-mail de l’expéditeur est une adresse " noreply-<nom_de_votre_organisation>@eventdrive.com ".
- Assurez-vous de bien recevoir nos mails dans votre boite de réception. Si vous ne recevez rien ou cela part directement dans vos spams, merci de vous rapprocher de l'équipe support.
- Vous pouvez personnaliser l'adresse mail expéditrice.
- Par défaut le corps du mail fait 500px. Si votre image fait plus de 500px de largeur, alors elle sera redimensionnée.
Conseils
- Testez toujours votre e-mail avant l'envoi. Pour ce faire n'hésitez pas à consulter notre article Comment tester les mails d'invitation et de communication ?
- Personnaliser le nom de l’expéditeur de l’email. Par défaut, le nom de l’expéditeur sera celui du créateur du mail.
- Pour plus de conseils sur la rédaction de vos e-mails cliquez ici
- Vérifier à quoi ressemble votre mail sur ordinateur, téléphone et avec le mode sombre d'activé.